Vejledning i Word brevfletning med Outlook kontaktpersoner

Hvis du gemmer dine kontaktpersoners navne og adresser i Outlook, kan du nemt lave en Word brevfletning og benytte Outlook som datakilde.

En brevfletning i Word kan være praktisk, hvis man skal sende mange breve på en gang, f.eks. et nyhedsbrev eller en invitation. På den måde undgår man, at skulle skrive navn og adresse på alle brevene.

Sådan laver du hoveddokumentet til Word brevfletning

Vejledning i Word brevfletning med Outlook kontaktpersoner
Start med at skrive dit brev i Word.

Husk at gemme brevet, så det ikke går tabt i tilfælde af, at noget går galt under brevfletningen.

Når brevet er skrevet og gemt, klikkes på fanen Forsendelser -> Start brevfletning -> Breve.

Dit brev bliver nu til det, man kalder for et hoveddokument.
Vejledning i Word brevfletning med Outlook kontaktpersoner

Klik på knappen Vælg modtagere -> Vælg fra Outlook-kontaktpersoner
Vejledning i Word brevfletning med Outlook kontaktpersoner
I billedet Vælg kontaktpersoner ses en oversigt over de forskellige kontaktpersonmapper, der er oprettet i Outlook.

I eksemplet her er der kun én mappe, nemlig den der hedder Kontaktpersoner. I praksis er det meget almindeligt, at man deler sine kontaktpersoner op i flere mapper. F.eks. en mappe der hedder Familie, en anden der hedder Venner, en tredje kunne være Forretningsforbindelser osv. På den måde kan måde kan man vælge kun, at flette den kontaktpersongruppe der er behov for i den aktuelle situation.

Vælg den kontaktpersonmappen der skal flettes med og klik på Ok knappen.

I billedet Brevfletning – modtagere kan man vælge, om der skal flettes med alle navnene i kontaktpersonmappen. Fjern fluebenet ud for de personer der ikke skal med og klik på Ok.

Indsæt fletfelter

Vejledning i Word brevfletning med Outlook kontaktpersoner
Stil markøren på det sted i brevet hvor navn og adresse skal stå, og klik på knappen Indsæt fletfelt.
Vejledning i Word brevfletning med Outlook kontaktpersoner
Et efter et vælges felterne der skal sættes ind i brevet. Det er muligt, at man skal lede lidt efter de rigtige felter, da de står i en lidt underlig rækkefølge.

Husk mellemrum imellem de enkelte felter.
Vejledning i Word brevfletning med Outlook kontaktpersoner
Når de ønskede felter er indsat i brevet, kan man kontrollere hvordan det endelige resultat kommer til at se ud ved, at klikke på knappen Vis resultater. Skal der ændres noget, skal det gøres nu,  inden den endelige brevfletning sættes i gang.

Når alt er ok, klikkes på knappen Afslut og flet. Vælg Rediger enkelte dokumenter og klik Ok til at flette alle dokumenter.

De flettede breve åbnes i et nyt dokument, og det oprindelige hoveddokument bevares med fletfelterne. Gem evt. hoveddokumentet til senere brug.

Det er ikke nødvendigt at gemme dokumentet med de flettede breve (Du kan bare flette dem igen, hvis det bliver nødvendigt)

Hvis du kan lide artiklen, så del den gerne:

Skriv en kommentar