Word brevfletning med Outlook kontaktpersoner

Word brevfletning med dine kontaktpersoner kan nemt laves, hvis du gemmer dine kontaktpersoners navne og adresser i Outlook. Outlook bruges som datakilde, og navne og adresser kan flettes ind i et Word dokument.

En brevfletning i Word kan være praktisk, hvis man skal sende mange breve på en gang, f.eks. et nyhedsbrev eller en invitation. På den måde undgår man, at skulle skrive navn og adresse på alle brevene.

Sådan laver du hoveddokumentet til Word brevfletning

Vejledning i Word brevfletning med Outlook kontaktpersoner
Start med at skrive dit brev i Word.

Husk at gemme brevet, så det ikke går tabt i tilfælde af, at noget går galt under brevfletningen.

Når brevet er skrevet og gemt, klikkes på fanen Forsendelser -> Start brevfletning -> Breve.

Dit brev bliver nu til det, man kalder for et hoveddokument.
Vejledning i Word brevfletning med Outlook kontaktpersoner

Klik på knappen Vælg modtagere -> Vælg fra Outlook-kontaktpersoner
Vejledning i Word brevfletning med Outlook kontaktpersoner
I billedet Vælg kontaktpersoner ses en oversigt over de forskellige kontaktpersonmapper, der er oprettet i Outlook.

I eksemplet her er der kun én mappe, nemlig den der hedder Kontaktpersoner. I praksis er det meget almindeligt, at man deler sine kontaktpersoner op i flere mapper. F.eks. en mappe der hedder Familie, en anden der hedder Venner, en tredje kunne være Forretningsforbindelser osv. På den måde kan måde kan man vælge kun, at flette den kontaktpersongruppe der er behov for i den aktuelle situation.

Vælg den kontaktpersonmappen der skal flettes med og klik på Ok knappen.

I billedet Brevfletning – modtagere kan man vælge, om der skal flettes med alle navnene i kontaktpersonmappen. Fjern fluebenet ud for de personer der ikke skal med og klik på Ok.

Indsæt fletfelter i Word dokumentet

Vejledning i Word brevfletning med Outlook kontaktpersoner
Stil markøren på det sted i brevet hvor navn og adresse skal stå, og klik på knappen Indsæt fletfelt.
Vejledning i Word brevfletning med Outlook kontaktpersoner
Et efter et vælges felterne der skal sættes ind i brevet. Det er muligt, at man skal lede lidt efter de rigtige felter, da de står i en lidt underlig rækkefølge.

Husk mellemrum imellem de enkelte felter.
Vejledning i Word brevfletning med Outlook kontaktpersoner
Når de ønskede felter er indsat i brevet, kan man kontrollere hvordan det endelige resultat kommer til at se ud ved, at klikke på knappen Vis resultater. Skal der ændres noget, skal det gøres nu,  inden den endelige brevfletning sættes i gang.

Når alt er ok, klikkes på knappen Afslut og flet. Vælg Rediger enkelte dokumenter og klik Ok til at flette alle dokumenter.

De flettede breve åbnes i et nyt dokument, og det oprindelige hoveddokument bevares med fletfelterne. Gem evt. hoveddokumentet til senere brug.

Det er ikke nødvendigt at gemme dokumentet med de flettede breve (Du kan bare flette dem igen, hvis det bliver nødvendigt)

Læs også…

Hvis du synes denne artikel om Word brevfletning var interessant, så læs også mine andre artikler om Microsoft Office.

2 kommentarer til “Word brevfletning med Outlook kontaktpersoner

  1. Jeg skal udsende mail til 45 personer og har derfor brug for brevfletning.
    – Brevene skal indeholde navn.
    – En oplysning om den enkeltes resultat.
    – Så skal de sendes som mail.
    Jeg har flere mugligheder når de skal sendes Outlook – Gmail
    Er det muligt at jeg kan få lidt vejledning. Så de rigtige oplysninger går til den rigtige person.

    Venligst
    Niels Hjort

    • Hej Niels

      For at kunne brevflette skal du have en datakilde, dvs. oplysninger som navn, mailadresse, resultat osv. skal være samlet ét sted. Det kan f.eks. være i et Excel ark.

      Fra datakilden kan du flette oplysningerne over i et dokument eller en mail, og sende mailen direkte.

      Jeg vil gerne lave en vejledning, hvis det kan hjælpe dig. Skriv tilbage her eller brug kontaktsiden, hvis en vejledning er interessant for dig.

      Hilsen
      Stig – Helpdesken.dk

Skriv en kommentar