Fjern dubletter i Excel er en indbygget funktion i regnearksprogrammet, der finder rækker med identiske værdier i de kolonner, du selv udpeger, og sletter alle undtagen den første forekomst. Funktionen ligger under fanen Data og kan bruges på både enkelte kolonner og hele tabeller med flere kolonner, alt efter hvordan man ønsker at definere en “dublet”.
Forestil dig en kundeliste, hvor navnet “John” med samme mailadresse ved en fejl er blevet indtastet to gange, fordi data er importeret fra to forskellige kilder. Uden oprydning tæller systemet John med to gange i en optælling af kunder eller ved udsendelse af nyhedsbreve.
Excel kan enten fjerne den ekstra række permanent, eller man kan først få dubletterne fremhævet visuelt med betinget formatering, så man kan vurdere dem, inden noget slettes.
Sådan markerer du data, før du tjekker for dubletter
Før man kan bruge hverken Fjern dubletter eller betinget formatering, skal det relevante dataområde markeres. Klik på en vilkårlig celle inde i tabellen, så genkender Excel som regel selv hele området automatisk, eller markér selv cellerne manuelt med musen, inklusive overskriftsrækken hvis der er en. Det er vigtigt at have styr på, hvilke kolonner der reelt definerer en dublet i den konkrete tabel, da valget af kolonner direkte påvirker resultatet.
To rækker med samme navn kan sagtens tilhøre forskellige personer, hvis de bor i forskellige byer. Skal en dublet kun regnes som en dublet, når både navn og adresse matcher, skal begge kolonner markeres og vælges i det efterfølgende trin – ellers risikerer man at slette gyldige, forskellige poster ved en fejl.
Sådan bruger du Fjern dubletter-funktionen trin for trin
Selve processen med at fjerne dubletter foregår i få trin:
- Klik på en celle inde i dataområdet, eller markér området manuelt.
- Gå til fanen Data i båndet, og vælg Fjern dubletter i gruppen Dataværktøjer.
- I den dialogboks der åbner, skal man sikre sig, at “Mine data har overskrifter” er markeret, hvis den øverste række indeholder kolonnenavne.
- Vælg de kolonner, Excel skal bruge til at afgøre, om en række er en dublet – fravælg de kolonner der ikke skal indgå i sammenligningen.
- Klik OK. Excel viser derefter en besked om, hvor mange dubletværdier der er fjernet, og hvor mange unikke værdier der er tilbage.
Excel beholder som udgangspunkt den første forekomst af en dublet og sletter de efterfølgende rækker, der matcher. Skal den nyeste eller seneste post i stedet bevares – for eksempel den seneste ordre på en kunde – er det en god idé at sortere dataene, så den ønskede række ligger først i hver gruppe af dubletter, inden man kører Fjern dubletter.
Man kan med fordel kombinere dette med en optælling via TÆL.HVIS, hvis man først vil se, hvor mange gange en given værdi faktisk optræder, før man beslutter sig for at slette noget.
Sådan fremhæver du dubletter med betinget formatering i stedet
Ønsker man ikke at slette noget med det samme, men blot at se, hvor dubletterne befinder sig, er betinget formatering et alternativ, der ikke ændrer dataene. Fremgangsmåden er:
- Markér det dataområde, der skal tjekkes.
- Gå til fanen Hjem, og vælg Betinget formatering.
- Vælg Fremhæv celleregler, og derefter Dobbeltgående værdier (Duplicate Values).
- Vælg en formatering, for eksempel en farve, og klik OK.
Excel farver herefter alle celler, der optræder mere end én gang, uden at slette eller flytte noget. Det giver mulighed for at gennemgå de fremhævede rækker manuelt og selv beslutte, hvilke der skal ryddes op i.
Ønsker man en mere fleksibel logik – for eksempel kun at fremhæve dubletter når to bestemte kolonner matcher samtidig – kan man i stedet oprette en formelbaseret regel under “Brug en formel til at bestemme, hvilke celler der skal formateres” og bygge videre på COUNTIF-lignende logik.
Til opgaver hvor man skal tjekke, om en værdi allerede findes i en anden tabel eller et andet ark, er LOPSLAG (VLOOKUP) ofte et nyttigt supplement til selve dublettjekket.
Ting man bør huske, før dubletter slettes permanent
Fjern dubletter sletter rækker fra arket med det samme, og selvom Ctrl+Z ofte kan fortryde handlingen umiddelbart efter, er det sikrere at tage en kopi af arket eller hele projektmappen først, hvis dataene er vigtige. Det gælder især for større kundelister, regnskabsdata eller andet, hvor en fejlagtig sletning kan være svær at opdage bagefter.
Kolonnevalget i dialogboksen er afgørende for, hvad der reelt bliver betragtet som en dublet – vælger man for få kolonner, kan gyldige, forskellige poster blive slettet ved en fejl, mens man ved at vælge for mange kolonner risikerer slet ikke at fange de dubletter, man egentlig ville fjerne.
Når data først er renset for dubletter, er det ofte lettere at opsummere og analysere dem, for eksempel i en pivottabel, hvor gentagne rækker ellers ville forvride optællinger og totaler.