Hvad er Dropbox

Dropbox er en cloud-baseret tjeneste til fillagring, hvor filer gemmes på eksterne servere via internettet i stedet for kun lokalt på en computer eller telefon. Tjenesten synkroniserer automatisk filerne, så den nyeste version er tilgængelig på alle enheder, man er logget på med sin konto. Dropbox bruges af både privatpersoner og virksomheder til blandt andet backup, fildeling og samarbejde om dokumenter.

Hvis en familie f.eks. uploader feriebilleder fra en mobiltelefon, dukker billederne typisk automatisk op på computeren derhjemme, uden at nogen behøver sende dem via mail eller overføre dem med et kabel. Samme princip gælder, når en kollega opdaterer et dokument fra sin bærbare computer, og ændringen kort efter er synlig for resten af teamet på deres egne enheder.

Hvordan fungerer Dropbox?

Man opretter først en konto med en e-mailadresse eller via en eksisterende Google- eller Apple-konto, hvorefter man kan installere Dropbox som app på computer, telefon eller tablet, eller bruge tjenesten direkte i en browser. Når filer trækkes ind i Dropbox-mappen eller uploades via appen, sendes de til Dropbox’ servere og synkroniseres derefter til de øvrige enheder, der er tilknyttet kontoen. Denne fremgangsmåde gør det muligt at arbejde videre på samme fil fra flere steder, uden selv at skulle huske at flytte den mellem enhederne.

Funktioner og muligheder i Dropbox

Ud over grundlæggende lagring og synkronisering indeholder Dropbox en række funktioner, der retter sig mod deling og samarbejde. Filer og mapper kan deles via links, og modtageren behøver ikke selv have en Dropbox-konto for at åbne dem. Der findes desuden funktioner til at anmode om filer fra andre, indsamle underskrifter på dokumenter og gendanne filer, der er blevet slettet inden for en vis periode.

Dropbox integrerer også med en række andre programmer, herunder Microsoft- og Slack-værktøjer, og har sit eget samarbejdsværktøj kaldet Paper, som dog fungerer som et selvstændigt værktøj uden for selve filarkivet. Da Dropbox findes som mobilapp, kan telefonens kamera samtidig bruges til at indscanne papirdokumenter direkte ind i skylageret – en funktion, der i mange tilfælde kan overflødiggøre en fysisk scanner, når mobilen bruges til at digitalisere papirer.

Kameraoverførsler kan bruge mobildata, når Wi-Fi ikke er tilgængeligt. På både Android og iPhone kan du slå brugen af mobildata fra i indstillingerne for Kameraoverførsler, hvis billeder og videoer kun skal overføres via Wi-Fi.

Sikkerhed i Dropbox

Dropbox anvender kryptering af filer, sikker dataoverførsel og adgangsstyring, så man selv bestemmer, hvem der kan se eller redigere de delte filer. Kontoen kan desuden beskyttes med to-faktor-godkendelse, hvilket gør det sværere for andre at logge ind, selv hvis adgangskoden bliver kompromitteret.

Ingen cloud-tjeneste kan dog love fuldstændig sikkerhed, og Dropbox har tidligere været udsat for sikkerhedsbrud, hvilket er værd at have i baghovedet, når man vælger, hvilke filer der lægges i skyen. En stærk, unik adgangskode er en af de mest effektive beskyttelser mod uautoriseret adgang, og her kan det være en fordel at bruge en adgangskodemanager til at oprette og opbevare stærke adgangskoder til blandt andet Dropbox-kontoen.

Fordele ved Dropbox

Dropbox fremhæves ofte for sin brugervenlighed og relativt enkle brugergrænseflade, som gør det muligt at komme i gang uden større teknisk indsigt. Filerne er tilgængelige fra stort set alle enheder, og delingsfunktionerne gør det nemt at samarbejde med personer uden for egen organisation.

Den indbyggede backup-funktion betyder desuden, at vigtige dokumenter i mange tilfælde kan gendannes, selv hvis en computer går i stykker eller filer slettes ved en fejl.

Begrænsninger ved Dropbox

Den gratis version af Dropbox giver forholdsvis lidt lagerplads sammenlignet med flere konkurrerende tjenester, og for at få mere plads eller flere avancerede funktioner er man nødt til at opgradere til et betalt abonnement. De fleste funktioner kræver desuden en aktiv internetforbindelse for at fungere optimalt, selvom udvalgte filer kan gøres tilgængelige offline.

Sammenlignet med specialiserede digital asset management-systemer mangler Dropbox også en mere avanceret søgefunktion baseret på metadata, hvilket kan gøre det tidskrævende at genfinde specifikke filer i store, ustrukturerede mapper.

Priser og lagerplads

Ved oprettelse af en gratis konto får man typisk 2 GB lagerplads, og denne mængde kan i mange tilfælde forøges ved at invitere nye brugere til tjenesten.

Har man brug for mere plads, findes der betalte planer med flere terabyte lagerplads til enkeltpersoner eller familier, samt separate erhvervsplaner med ekstra lagerplads og administrationsmuligheder pr. bruger. Priserne og de præcise planer ændres løbende, så det er en god idé at tjekke Dropbox’ egen prisoversigt, før man vælger abonnement.

Alternativer til Dropbox

Dropbox er langt fra den eneste cloud-tjeneste på markedet. Google Drive og iCloud er blandt de mest udbredte alternativer, og der findes derudover en række mindre kendte europæiske løsninger.

Cloud-baseret lagring er samtidig kun én del af en bredere udvikling, hvor flere og flere værktøjer flytter fra lokale programmer til browserbaserede løsninger – en tendens, der også kan opleves inden for AI og browserbaserede produktivitetsværktøjer, som i stigende grad kombineres med skylagring.