IF (engelsk: Intermediate If / betinget funktion)
HVIS-funktionen er en betinget formel i Excel, der tester om en bestemt betingelse er opfyldt, og derefter returnerer ét resultat hvis betingelsen er sand og et andet resultat hvis den er falsk. På engelsk hedder funktionen IF, og den virker på nøjagtig samme måde, blot med engelske funktionsnavne og komma i stedet for semikolon som skilletegn. HVIS-funktionen hører til gruppen af logiske funktioner i Excel.
I praksis bruges HVIS-funktionen, når et regneark skal reagere forskelligt afhængigt af indholdet i en celle – for eksempel om et budget er overholdt, om en kunde har betalt til tiden, eller om en elev har bestået en prøve. I stedet for manuelt at kigge tallene igennem og skrive resultatet ind, kan formlen selv afgøre svaret og opdatere det automatisk, hver gang tallene i regnearket ændres.
Sådan er HVIS-funktionen opbygget
HVIS-funktionen består af tre dele, der adskilles med semikolon: en logisk test, en værdi hvis testen er sand, og en værdi hvis testen er falsk. Syntaksen ser sådan ud:
=HVIS(logisk_test; værdi_hvis_sand; værdi_hvis_falsk)
- logisk_test er selve betingelsen, fx om en celle er større end en anden.
- værdi_hvis_sand er det, der skal vises eller beregnes, hvis betingelsen holder stik.
- værdi_hvis_falsk er det, der i stedet skal vises eller beregnes, hvis betingelsen ikke er opfyldt.
Værdierne kan være tal, tekst i anførselstegn eller en helt ny formel. Det sidste argument, værdi_hvis_falsk, er teknisk set valgfrit – udelades det, returnerer Excel automatisk FALSK, hvis betingelsen ikke er opfyldt.
Eksempel: Er budgettet overholdt?
Et af de mest almindelige eksempler på HVIS-funktionen handler om at sammenligne et budgetteret beløb med det faktiske forbrug. Forestil dig, at kolonne B indeholder det budgetterede beløb, og kolonne C indeholder det faktiske forbrug. Så kan følgende formel afgøre, om budgettet er overskredet:
=HVIS(C2>B2;”Overskredet budget”;”Inden for budget”)
Formlen læses som: hvis det faktiske forbrug i C2 er større end det budgetterede beløb i B2, skal cellen vise teksten “Overskredet budget” – ellers vises “Inden for budget”. Ønsker du i stedet at få vist selve differencen frem for en tekst, kan du bytte teksten ud med en beregning, fx =HVIS(C2>B2;C2-B2;0), så cellen viser, hvor meget budgettet er overskredet med, og ellers 0.
Bruger du HVIS-funktionen til at holde styr på din egen økonomi, kan det være en fordel at kombinere den med et fast skema – se fx hvordan du bygger en opsparingsplan i Excel, hvor lignende betingede formler kan bruges til at vise, om du er foran eller bagud i forhold til dit sparemål.
Eksempel: Er en karakter bestået?
Et andet hverdagseksempel er at afgøre, om en karakter eller et pointtal er bestået. Antag at en elevs pointtal for en prøve står i celle B2, og at bestået-grænsen er sat til 5 point ud af 10 mulige. Formlen kan så se sådan ud:
=HVIS(B2>=5;”Bestået”;”Ikke bestået”)
Her tester formlen, om værdien i B2 er mindst 5. Er det tilfældet, skriver Excel “Bestået” i cellen, og ellers skrives “Ikke bestået”. Samme princip kan bruges til stort set alle situationer med en klar grænseværdi, fx om en temperatur er over frysepunktet, om et lager er ved at løbe tørt, eller om en frist er overskredet.
Indlejrede HVIS-funktioner – flere betingelser i træk
Nogle gange er der brug for mere end to mulige udfald. I de tilfælde kan du bygge en ny HVIS-funktion ind i værdi_hvis_falsk-delen af den første – det kaldes en indlejret HVIS-funktion. Et klassisk eksempel er at omsætte et pointtal til en bogstavkarakter:
=HVIS(D2>89;”A”;HVIS(D2>79;”B”;HVIS(D2>69;”C”;HVIS(D2>59;”D”;”F”))))
Formlen tjekker betingelserne i rækkefølge: er pointtallet over 89, gives et A; ellers tjekkes om det er over 79, og så videre ned igennem skalaen, indtil et F gives som sidste mulighed.
Excel tillader teknisk set indlejring af rigtig mange HVIS-funktioner efter hinanden, men jo flere niveauer der bygges ind i hinanden, desto sværere bliver formlen at læse, teste og rette fejl i. Skal du optælle eller lægge tal sammen ud fra en betingelse i stedet for blot at vise en tekst, er det ofte lettere at bruge de beslægtede funktioner SUMHVIS og TÆL.HVIS – se hvordan i artiklen om SUMHVIS og TÆL.HVIS i Excel.
Almindelige fejl og faldgruber
Et par typiske fejl går igen, når man arbejder med HVIS-funktionen. Viser cellen 0, selvom det ikke giver mening, mangler der ofte tekst eller en værdi i enten værdi_hvis_sand eller værdi_hvis_falsk. Viser cellen i stedet fejlen #NAVN?, skyldes det som regel en stavefejl i selve funktionsnavnet.
Ved indlejrede HVIS-funktioner er det desuden vigtigt at holde styr på rækkefølgen af betingelserne – testes der fx for et lavt beløb, før der testes for et højt, kan formlen stoppe ved den forkerte betingelse og aldrig nå frem til de rigtige tal længere nede i skalaen.
Hvornår skal du bruge noget andet end HVIS?
Bliver en indlejret HVIS-formel meget lang med mange niveauer, kan det ofte betale sig at skifte strategi. I stedet for at bygge betingelserne direkte ind i formlen kan du lave en opslagstabel og bruge funktionen LOPSLAG til at finde det rigtige resultat.
Det gør formlen kortere, og tabellen med grænseværdier bliver samtidig synlig og let at rette til for andre, der skal bruge regnearket. Du kan se fremgangsmåden i guiden om LOPSLAG (VLOOKUP) i Excel.