Versionshistorik i Word er en funktion, der løbende gemmer tidligere udgaver af et dokument, mens du arbejder på det, så du senere kan åbne, sammenligne eller gendanne indhold fra en udgave før de seneste ændringer blev gemt.
Funktionen bruges typisk til at fortryde uønskede rettelser, gå tilbage til et afsnit der er blevet slettet ved en fejl, eller se hvordan et dokument så ud på et tidligere tidspunkt.
Forestil dig, at du har brugt en formiddag på at omskrive et notat, men bagefter fortryder du store dele af omskrivningen og vil hellere have fat i gårsdagens udgave. Har dokumentet ligget i OneDrive eller på et SharePoint-bibliotek, behøver du ikke rekonstruere teksten fra hukommelsen. Du kan i stedet hente en tidligere version frem og enten gendanne den helt eller kopiere de afsnit, du mangler.
Sådan åbner du versionshistorikken i Word
Den hurtigste vej går via selve programmet. For en fil, der er gemt i OneDrive eller et SharePoint Online-bibliotek, kan du gå tilbage til en tidligere version af filen og gendanne den.
Åbn den fil, du vil gendanne, og gå til Filoplysninger, hvis filen har tidligere versioner, får du vist en knap med navnet Versionshistorik. Vælg knappen for at få vist en liste over alle gemte versioner med dato og klokkeslæt.
I ruden Versionshistorik til højre skal du vælge en version for at få den vist. Når du har valgt den version, du vil gendanne, skal du vælge knappen Gendan under værktøjslinjen.
Er du i tvivl om, hvorvidt du vil overskrive dokumentet med den ældre udgave, kan du i stedet vælge at sammenligne de to versioner side om side, inden du beslutter dig.
Gendan direkte fra OneDrive-webstedet
Du behøver faktisk ikke have Word åbent for at komme til versionerne. For dokumenter gemt i OneDrive kan du gå til OneDrive-webstedet, finde filen, højreklikke på den og vælge Version history, og derefter se eller gendanne enhver gemt version.
Det er ofte den hurtigste løsning, hvis et dokument er blevet overskrevet, eller hvis du skal helt tilbage til en udgave fra flere redigeringer siden.
Har du styr på Excel i forvejen, vil du kunne genkende principperne, hvis du samtidig kigger på, hvordan man beskytter et Excel-ark med adgangskode, da begge dele handler om at sikre, at det rigtige indhold er tilgængeligt for de rigtige personer.
Hvis filen ikke er gemt i skyen
Ligger dokumentet kun lokalt på computeren, er billedet et andet. Hvis filen kun er gemt lokalt (ikke i OneDrive eller SharePoint), vil Words versionshistorik ikke være tilgængelig.
I det tilfælde kan du i stedet højreklikke på filen i Stifinder og se, om der findes tidligere versioner via Windows’ egen filhistorik eller systemgendannelse, forudsat at den funktion har været slået til på forhånd.
Det er en af grundene til, at det generelt anbefales at gemme arbejdsdokumenter i OneDrive eller SharePoint fra starten, hvis versionshistorik skal kunne bruges som sikkerhedsnet.
Hvis du slet ikke nåede at gemme filen
Versionshistorik forudsætter, at dokumentet er blevet gemt mindst én gang. Har du derimod mistet et dokument, du aldrig nåede at gemme, findes der en anden vej.
Gå til Filoplysninger, Administrer dokument og vælg Gendan ikke-gemte dokumenter, markér filen, og vælg derefter Åbn. Husk efterfølgende at gemme filen med et nyt navn, så den ikke ved en fejl bliver overskrevet igen.
AutoSave og AutoRecover er ikke det samme
De to funktioner løser hver deres problem, og det er værd at kende forskellen, når man skal forstå hvorfor versionshistorik overhovedet findes. AutoSave gemmer løbende ændringer i filer, der ligger i OneDrive eller SharePoint, og er det, der i praksis bygger versionshistorikken op undervejs.
AutoRecover er derimod en lokal, midlertidig sikkerhedskopi, der gemmes med jævne mellemrum uanset hvor filen ligger, og som primært hjælper hvis Word lukker uventet ned.
Arbejder du meget i Microsoft 365, kan det også være relevant at se nærmere på, hvordan du vælger skrifttype i det nye Outlook, da mange af de samme skygemte indstillinger og administrationsmenuer går igen på tværs af Office-programmerne.
Sammenlign i stedet for at overskrive
Det er ikke altid den bedste løsning bare at trykke Gendan. Har en kollega for eksempel redigeret kraftigt i et dokument, du selv har arbejdet på, kan det være mere nyttigt at åbne den tidligere version ved siden af den nuværende og manuelt hente de afsnit, du mangler, frem for at overskrive alt kollegans arbejde.
Denne fremgangsmåde minder om den systematik, man med fordel kan bruge, når man arbejder med større datasæt — for eksempel når du renser data og fjerner dubletter i Excel, hvor det også handler om at bevare det korrekte indhold uden at miste andet undervejs.
Uanset om du vælger at gendanne en hel version eller blot hente enkelte afsnit, er versionshistorik primært et redskab til at rette op på uheld undervejs i arbejdet — det erstatter ikke en egentlig backup-strategi, hvis dokumentet er vigtigt at kunne genskabe under alle omstændigheder.