At beskytte et Excel-ark med adgangskode betyder, at man låser hele projektmappen, et enkelt regneark eller udvalgte celler, så indholdet kun kan åbnes, ses eller ændres af personer, der kender kodeordet. Funktionen ligger indbygget i Excel og kræver ikke ekstra programmer, uanset om formålet er at skjule formler, forhindre utilsigtede rettelser eller holde følsomme tal væk fra uvedkommende.
Deler du for eksempel et husholdningsbudget eller en lønoversigt med andre, kan du låse de celler, hvor formlerne ligger, mens felterne til indtastning af nye tal forbliver åbne for redigering. Alternativt kan du kræve et kodeord, allerede før filen kan åbnes overhovedet, så uvedkommende ikke engang kan se dataene.
Beskyt hele projektmappen med adgangskode
Hvis du vil forhindre, at filen bliver åbnet uden dit samtykke, skal du kryptere selve projektmappen. Det gøres under Filer > Info > Beskyt projektmappe > Kryptér med adgangskode. Herefter skal du indtaste kodeordet og bekræfte det igen, hvorefter Excel kræver adgangskoden, hver gang filen skal åbnes.
Der er ingen krav til hverken længde eller tegn i adgangskoden, men Excel skelner mellem store og små bogstaver. Vær opmærksom på, at Microsoft ikke kan gendanne en glemt adgangskode, så det er en god idé at notere den et sikkert sted, inden du gemmer filen.
Beskyt et enkelt regneark
Skal kun et bestemt ark i projektmappen låses, mens resten forbliver frit tilgængeligt, foregår det under fanen Revision, hvor du vælger Beskyt ark. Her kan du angive et kodeord og samtidig bestemme, hvad andre stadig må gøre uden adgangskoden, for eksempel sortere data eller formatere celler, mens selve indholdet ikke kan ændres.
Arbejder du desuden med mere avancerede regneark, hvor du har automatiseret gentagne opgaver, kan det være relevant at kombinere arkbeskyttelse med automatisering – se hvordan i vores guide om at oprette en simpel makro i Excel.
Lås eller lås op for bestemte celler
Som standard er alle celler i et ark markeret som “låst”, men den indstilling har ingen effekt, før arket rent faktisk beskyttes med adgangskode. Vil du tillade, at bestemte felter stadig kan redigeres efter beskyttelsen er sat på, skal du markere dem, gå til Formater celler og fjerne markeringen ved “Låst” under fanen Beskyttelse, inden du aktiverer selve arkbeskyttelsen.
Forskel på adgangskode til at åbne og til at redigere
Excel gør det muligt at sætte to forskellige adgangskoder på samme fil: én der kræves for at åbne filen, og en anden der kræves for at ændre indholdet. Det angives via Gem som > Værktøjer > Generelle indstillinger, hvor du kan udfylde begge felter separat. På den måde kan nogle brugere få læseadgang med den ene adgangskode, mens andre får redigeringsret med en anden.
Hvad en adgangskode ikke nødvendigvis beskytter dig imod
En adgangskode gør det sværere for uvedkommende at åbne eller ændre en fil, men den er ikke en garanti mod alt. Det er ikke altid sikkert at dele adgangskodebeskyttede filer med følsomme oplysninger, og en låst fil beskytter ikke nødvendigvis mod, at en adgangskode ender i de forkerte hænder, hvis den deles for løst med andre. Beskyttelse af regneark og celler fungerer i praksis bedst som værn mod utilsigtede rettelser og nysgerrige kolleger, snarere end som en fuldstændig sikkerhedsløsning.
Skal du opbevare mange forskellige adgangskoder til dine beskyttede filer, kan det give mening at samle dem et sikkert sted i stedet for at skrive dem ned løst – se vores gennemgang af en password manager til familier og mindre virksomheder.
Hvis du i stedet bruger Google Sheets
Foretrækker du Google Sheets frem for Excel, fungerer beskyttelse anderledes, da der ikke findes en tilsvarende indbygget kryptering af selve filen. I stedet styres adgangen via deling og rettighedsindstillinger, hvor du bestemmer, hvem der kan se eller redigere arket. Du kan læse mere om opsætningen i vores guide til at lave et budget eller regnskab i Google Sheets.