En makro i Excel er en gemt sekvens af museklik, tastetryk og formateringsvalg, som Excel kan afspille igen med ét klik, så du slipper for at gentage de samme trin manuelt. Bag kulisserne bliver handlingerne omsat til kode i programmeringssproget VBA (Visual Basic for Applications), men du behøver ikke kende noget til VBA for at oprette og bruge en makro selv.
Det gøres via den indbyggede funktion “Optag makro”, som fungerer lidt som en videooptager for dine handlinger i regnearket: du trykker på “optag”, udfører opgaven som du plejer, og trykker derefter “stop”.
Har du f.eks. en fast rutine, hvor du hver måned skal fremhæve alle kunder med forfaldne betalinger med rød og fed skrift, kan du optage netop den formatering én gang og herefter afspille den på ny data med et enkelt klik eller en tastaturgenvej.
Hvad kan en makro bruges til i praksis
En makro er velegnet til opgaver, du udfører på samme måde igen og igen. Det kan være formatering af overskrifter og kolonner på tværs af flere ark, oprydning i data med inkonsekvent skrivemåde eller mellemrum, opsætning af en fast ugentlig rapport, eller anvendelse af samme formel eller beregning på mange rækker.
Bruger du f.eks. Excel til at holde styr på et budget, kan en makro automatisere de faste beregninger og formateringer, du ellers skulle lave manuelt hver gang – noget der også er relevant, hvis du følger vores guide til at holde styr på et spillebudget i Excel eller Google Sheets.
Skal du i stedet bygge et budget fra bunden i et regneark, kan du også kigge på vores gennemgang af hvordan du laver et budget eller regnskab i Google Sheets, hvor mange af de samme principper for gentagne beregninger går igen.
Sådan optager du din første makro trin for trin
Før du kan optage en makro, skal fanen “Udvikler” være synlig i båndet. Den er ikke slået til som standard, så du skal aktivere den under Filer > Indstillinger > Tilpas båndet, hvor du sætter flueben ved “Udvikler” under hovedfanerne og trykker OK. På Mac gøres det under Excel-indstillinger > Båndet & værktøjslinjen.
- Gå til fanen Udvikler, og vælg “Indspil makro” (eller “Optag makro”).
- Giv makroen et navn uden mellemrum, og angiv gerne en tastaturgenvej samt en kort beskrivelse af, hvad makroen gør.
- Vælg hvor makroen skal gemmes – normalt “Denne projektmappe”, eller “Personlig makroprojektmappe”, hvis du vil kunne bruge den på tværs af alle dine Excel-filer.
- Tryk OK for at starte optagelsen, og udfør derefter roligt og præcist de handlinger, du vil have automatiseret.
- Vælg “Stop optagelse” på fanen Udvikler, når du er færdig.
Det er en god idé kun at optage en proces, du kender godt, da makrooptageren registrerer stort set alle klik – laver du en fejl undervejs, bliver den også en del af makroen, og du må enten optage forfra eller rette selve koden bagefter.
Sådan kører (afspiller) du makroen igen
Når makroen er optaget, kan den afspilles på flere måder. Den mest direkte er at gå til fanen Udvikler, vælge “Makroer”, markere makroens navn på listen og trykke “Kør”. Har du tildelt en tastaturgenvej under optagelsen, kan du blot bruge den i stedet. Det er også muligt at knytte makroen til en knap, et grafisk objekt eller en figur i regnearket, så andre brugere let kan afspille den uden selv at kende genvejen eller menupunktet.
Husk, at en makro ikke kan fortrydes med Ctrl+Z. Det er derfor en god vane at gemme projektmappen, eller arbejde i en kopi af den, inden du kører en makro for første gang, så du altid kan lukke filen uden at gemme, hvis resultatet ikke er som forventet.
Filformat og sikkerhed du bør kende til
En almindelig Excel-fil med filendelsen .xlsx kan ikke gemme makroer – forsøger du at gemme en makro i det format, advarer Excel om, at den vil blive fjernet. Filen skal i stedet gemmes som en “Makroaktiveret projektmappe” med endelsen .xlsm. Af sikkerhedsmæssige årsager er makroer desuden som udgangspunkt deaktiveret, når du åbner en fil fra en anden afsender.
Du vil typisk se en gul advarselslinje med teksten om, at makroer er deaktiveret, og skal aktivt vælge “Aktiver indhold” for at tillade dem – noget der er værd at være opmærksom på, hvis du deler filer med kolleger eller downloader regneark fra ukendte kilder, på samme måde som man generelt bør være varsom med filer og adgange, uanset om det handler om regneark eller f.eks. automatiserede systemer til løn og administration.
Hvad hvis du vil se eller redigere makroen bagefter
Selvom du ikke behøver skrive VBA-kode for at optage en makro, kan det være nyttigt at kigge på den kode, der automatisk bliver genereret. Under fanen Udvikler kan du vælge “Makroer”, markere din makro og trykke “Rediger” – det åbner Visual Basic Editor, hvor optagelsen vises som almindelig VBA-kode.
Her kan du rette mindre fejl, fjerne unødvendige trin, eller udvide makroen med logik, som optageren ikke selv kan fange, f.eks. løkker der gennemgår flere ark eller betingelser der kun anvender formatering på bestemte værdier.