En fakturaskabelon i Excel er et regneark opsat med faste felter til virksomheds- og kundeoplysninger, varelinjer, moms og totalbeløb, så det samme layout kan genbruges hver gang der skal udstedes en ny faktura.
Skabelonen indeholder typisk formler, der automatisk lægger beløb sammen, beregner moms og opdaterer totalen, så man undgår at regne i hånden ved hver faktura.
En selvstændig håndværker kan for eksempel bruge samme skabelon til alle kunder gennem et helt år – kun kundens navn, de udførte opgaver og priserne skiftes ud, mens layout, momsformel og fakturanummerering forbliver de samme fra faktura til faktura.
Det gør det både hurtigere at oprette nye fakturaer og lettere at holde styr på, hvordan de tidligere er nummereret og opbygget.
Hvorfor lave sin egen fakturaskabelon i Excel?
Mange vælger at bygge deres egen skabelon frem for at bruge et betalt faktureringssystem, fordi det er gratis, fleksibelt og nemt at tilpasse til netop den type varer eller ydelser, man sælger.
En undersøgelse foretaget af Invoice Simple og Stripe viser desuden, at et klart, professionelt fakturadesign kan spille en rolle for kunder, når de vælger, hvem de vil handle med – langt de fleste af de adspurgte tillagde det betydning, og flere angav, at de ville vælge en dyrere leverandør, hvis fakturaerne fremstod mere professionelle.
Det taler for at bruge lidt tid på at give skabelonen et ryddeligt og genkendeligt udseende.
Hvad skal en fakturaskabelon indeholde?
Uanset om fakturaen sendes til en privatkunde eller en virksomhed, bør de fleste grundlæggende felter gå igen:
- Virksomhedens navn, adresse, CVR-nummer og kontaktoplysninger
- Kundens navn og adresse
- Fakturanummer og fakturadato
- Forfaldsdato for betaling
- En varelinjetabel med beskrivelse, antal, pris og linjetotal
- Subtotal, moms og samlet totalbeløb
- Betalingsoplysninger, fx bankkonto eller MobilePay
Sådan opbygger du fakturaskabelonen trin for trin
1. Opret regnearkets grundstruktur
Start med et tomt Excel-ark og slå gitterlinjerne fra under fanen “Vis”, så arket ligner en rigtig faktura frem for et almindeligt regneark. Øverst opretter du en header med virksomhedens navn og eventuelt logo, ordet “FAKTURA” i store bogstaver samt plads til fakturadato og fakturanummer.
2. Tilføj felter til firma- og kundeoplysninger
Under headeren indsætter du et felt med dine egne virksomhedsoplysninger og et separat felt til kundens navn og adresse. Hold de to felter tydeligt adskilt, så det aldrig er tvivl om, hvem der har udstedt fakturaen, og hvem der skal betale den.
3. Byg varelinjetabellen med formler
Opret en tabel med kolonnerne beskrivelse, antal, stykpris og total. I totalkolonnen ganger du antal med stykpris i hver række, fx =C4*D4, og under tabellen lægger du alle linjetotalerne sammen med SUM-funktionen. Sælger du et fast sortiment af varer eller ydelser, kan det være en fordel at oprette en separat prisliste ved siden af og bruge LOPSLAG (VLOOKUP) til automatisk at hente varenavn og pris ind i fakturaen, når du blot indtaster et varenummer.
4. Sæt automatisk momsberegning op
Opret en celle til momssatsen, fx 25 %, og en formel der ganger subtotalen med satsen, eksempelvis =Subtotal*0,25. Læg herefter moms og subtotal sammen til det endelige totalbeløb med en simpel plus-formel. På den måde opdateres momsen og totalen automatisk, hver gang du ændrer i varelinjerne, uden at du selv skal regne det ud. Har du samtidig behov for at samle overblik over moms på tværs af flere fakturaer – fx al moms opkrævet hos én kunde i en given måned – kan funktionerne SUMHVIS og TÆL.HVIS bruges til at summere og tælle beløb ud fra bestemte kriterier i en samlet oversigt.
5. Indsæt fortløbende fakturanummer
Fortløbende fakturanumre gør det lettere at holde styr på, hvor mange fakturaer der er sendt, og de er samtidig et krav mange bogholdere og revisorer sætter pris på af hensyn til regnskabet. Den simpleste løsning er at holde en separat celle eller et lille ark med “seneste fakturanummer”, som du tæller én op hver gang du opretter en ny faktura, fx ved at skrive =Forrige_nummer+1. Vil du undgå at ændre i formlen manuelt, kan du i stedet notere nummeret direkte, men det kræver, at du selv husker rækkefølgen.
6. Tilføj betalingsbetingelser og bundlinje
Afslut skabelonen med et felt til betalingsbetingelser, fx forfaldsdato, accepterede betalingsmetoder og eventuel rentetillæg ved for sen betaling. Jo klarere betingelserne står skrevet, desto mindre er risikoen for misforståelser om, hvornår og hvordan der skal betales.
Beskyt og genbrug din skabelon
Når formlerne fungerer, som de skal, er det en god idé at gemme filen som en ren skabelon, du kopierer, hver gang der skal laves en ny faktura, så du ikke risikerer at overskrive den oprindelige opsætning. Det kan samtidig give mening at beskytte de celler, der indeholder formler, med en adgangskode, så hverken du selv eller andre kommer til at ændre en formel ved en fejl, næste gang skabelonen udfyldes.
Sådan gemmer og sender du fakturaen
Gem altid en arbejdsudgave af fakturaen som .xlsx-fil, så du kan rette i den senere, og eksportér derefter en kopi som PDF, inden den sendes til kunden.
På den måde kan kunden ikke ændre i beløb eller oplysninger ved en fejl, og fakturaen fremstår som et endeligt dokument. Giv filen et tydeligt navn, fx med kundenavn, fakturanummer og dato, så både du og kunden nemt kan finde den igen senere.