En digital signatur i Word er en elektronisk, krypteret bekræftelse af, hvem der har oprettet eller godkendt et dokument, og af at indholdet ikke er blevet ændret siden underskriften blev tilføjet.
Signaturen kan indsættes som en synlig signaturlinje, hvor underskriveren skriver eller tegner sit navn, eller som en usynlig signatur der ligger skjult i dokumentets metadata. Begge typer adskiller sig fra et almindeligt billede af en håndskrevet underskrift, som ikke i sig selv giver nogen teknisk garanti for ægthed.
I praksis bruger mange både en håndskrevet underskrift (som et indsat billede) og en egentlig digital signatur i samme dokument, alt efter hvor formelt behovet er. Hvis en udlejer sender en lejekontrakt over mail, kan lejeren underskrive direkte i Word i stedet for at printe dokumentet ud, skrive under i hånden og scanne det ind igen bagefter.
Håndskrevet signatur eller digital signatur – hvad er forskellen?
En håndskrevet signatur i Word er typisk blot et billede eller en tegning, der ligner en underskrift, og som indsættes visuelt i dokumentet. Den fortæller ikke noget om, hvorvidt teksten er blevet ændret bagefter.
En digital signatur bygger derimod på et digitalt certifikat, der beviser underskriverens identitet, og som gør dokumentet skrivebeskyttet, når det er underskrevet.
Til uformelle dokumenter kan et billede af underskriften være tilstrækkeligt, mens kontrakter og officielle aftaler ofte kræver en digital signatur for at have fuld bevisværdi.
Sådan indsætter du en håndskrevet signatur som billede
- Skriv din underskrift på et stykke papir, og tag et billede af den, eller scan den ind.
- Gem filen som et almindeligt billedformat, fx PNG eller JPG.
- Åbn dit dokument, gå til fanen Indsæt, og vælg Billeder for at indsætte signaturfilen på det ønskede sted.
- Du kan beskære billedet, så kun selve underskriften er synlig, og du kan gemme det beskårne resultat som en ny fil, så du hurtigt kan genbruge den samme signatur i andre dokumenter senere.
Sådan opretter du en digital signaturlinje i Word
- Placér markøren, hvor signaturen skal stå, gå til fanen Indsæt, og vælg Signaturlinje i gruppen Tekst.
- I dialogboksen Signaturopsætning kan du udfylde den foreslåede underskrivers navn, titel og eventuelt e-mailadresse samt en kort vejledning til underskriveren.
- Du kan også vælge, om datoen for underskriften skal vises, og om underskriveren må tilføje kommentarer.
- Når du klikker OK, indsættes en signaturlinje med et X, som fungerer som pladsholder, indtil dokumentet bliver underskrevet.
Sådan underskriver du selve signaturlinjen
- Højreklik på signaturlinjen, og vælg Sign.
- Herefter kan du enten skrive dit navn med tastaturet, tegne underskriften med mus eller pen på en touchskærm, eller vælge et billede af din underskrevne signatur.
- Har du et digitalt certifikat installeret, bruges det samtidig til at knytte en teknisk signatur til dokumentet.
- Når underskriften er tilføjet, bliver dokumentet normalt låst for videre redigering, så eventuelle ændringer efter underskriften kan opdages.
Usynlig digital signatur
Word har også en usynlig digital signatur, som ikke vises som en linje i selve teksten. Den tilføjes via fanen Filer, hvor du under Info vælger Beskyt dokument og derefter Tilføj en digital signatur.
Denne løsning bruges ofte, når man vil sikre et dokuments ægthed uden at ændre dets visuelle layout, fx ved interne godkendelser.
Efter underskriften vises en signaturknap nederst i dokumentet, som gør det muligt at tjekke signaturens status.
Hvad kræver en digital signatur?
For at oprette en egentlig digital signatur skal du bruge et digitalt certifikat (også kaldet et digitalt id), som beviser din identitet over for modtageren.
Certifikatet kan udstedes af et nøglecenter, på samme måde som et kørekort udstedes af en myndighed, og det er typisk kun gyldigt i en afgrænset periode, hvorefter det skal fornyes.
Uden certifikat kan du stadig indsætte en signaturlinje og skrive dit navn eller indsætte et billede, men Word vil ikke kunne bekræfte underskriverens identitet teknisk.
Skal du arbejde videre med selve Word-dokumentet efter underskriften, kan det være relevant at vide, hvordan du gendanner en tidligere version af et Word-dokument, hvis en signeret fil ved en fejl bliver overskrevet.
Nogle oplever desuden, at Words autokorrektur ændrer navne eller titler i signaturfeltet undervejs i skrivningen — her kan det hjælpe at se, hvordan du slår autokorrektur fra i Word, inden dokumentet sendes til underskrift.
Hvornår giver det mening at bruge digital signatur frem for et billede?
Til interne noter, kladder eller mindre formelle beskeder er et indsat billede af underskriften ofte tilstrækkeligt. Til kontrakter, ansættelsesaftaler og andre dokumenter, hvor det senere kan blive relevant at bevise, hvem der har underskrevet og hvornår, giver en digital signatur med certifikat en langt stærkere teknisk sikkerhed.
Mange virksomheder bruger da også en kombination, hvor kontrakter og fx fakturaer forberedes med en signaturlinje, så underskriveren tydeligt kan se, hvor og hvordan dokumentet skal godkendes.