Et diagram i Excel er en grafisk fremstilling af tal og data fra et regneark, som gør det muligt at se sammenhænge, forskelle og udvikling uden at skulle læse hver enkelt celle. Ordene diagram, graf og chart bruges i praksis om det samme i Excel, og funktionen findes under fanen “Indsæt” i programmets menu. Excel tilbyder flere diagramtyper, blandt andet søjle-, cirkel- og linjediagram, som hver især passer bedst til bestemte typer data.
Hvis du eksempelvis har noteret husstandens udgifter til el, mad og transport i tre kolonner måned for måned, kan et søjlediagram gøre det langt lettere at se, hvilken udgiftspost der vejer tungest, end hvis tallene bare stod som rækker i et regneark.
Fremgangsmåden for at oprette diagrammet er stort set den samme, uanset om du arbejder med et husholdningsbudget, salgstal fra en virksomhed eller svar fra en spørgeskemaundersøgelse.
Sådan laver du et diagram i Excel trin for trin
1. Klargør dine data
Stil dine data op i en almindelig tabel med en klar overskrift over hver kolonne, for eksempel “Måned” og “Salg”. Excel bruger nemlig overskrifterne til automatisk at navngive akser og legende i diagrammet, så det sparer dig for manuelt arbejde senere.
Hvis dit datasæt er stort og strækker sig over mange rækker, kan det være en god idé først at fryse rækker og kolonner i Excel, så du bevarer overblikket over overskrifterne, mens du taster tal ind.
2. Markér de data, der skal med i diagrammet
Markér de celler, du ønsker at vise i diagrammet, og husk at inkludere overskriftsrækken i markeringen.
Hvis dine rådata først skal opsummeres, for eksempel et samlet salg pr. måned eller pr. kategori, kan det være en fordel at beregne totalerne med funktioner som SUMHVIS og TÆL.HVIS, inden du markerer og indsætter diagrammet.
3. Indsæt diagrammet via fanen Indsæt
Gå til fanen “Indsæt” i topmenuen. Her finder du ikoner for de forskellige diagramtyper.
Klik på det ikon, der passer til den historie, dine data skal fortælle, og Excel opretter diagrammet automatisk baseret på din markering.
4. Vælg mellem søjle-, cirkel- og linjediagram
Under fanen Indsæt kan du vælge mellem flere hovedtyper, som hver har sit eget formål:
- Søjlediagram – det klassiske valg, når du skal sammenligne kategorier med hinanden, for eksempel salgstal fordelt på måneder eller karakterer fordelt på fag.
- Cirkeldiagram – viser, hvordan enkelte dele bidrager til en samlet helhed, og fungerer bedst med et begrænset antal kategorier, så det ikke bliver uoverskueligt.
- Linjediagram – velegnet til at vise udvikling over tid, for eksempel hvordan en aktiekurs eller en temperatur bevæger sig hen over en periode.
5. Tilpas titel, farver og akser
Når diagrammet er indsat, kan du klikke på titlen og skrive en beskrivende overskrift, for eksempel “Salg pr. måned, 1. kvartal”, i stedet for standardteksten. Højreklik på søjlerne, kurven eller udsnittene for at ændre farver, så de eventuelt matcher en virksomheds designfarver.
Du kan desuden klikke direkte på x-aksen eller y-aksen for at justere skala, decimaler eller tekststørrelse, hvis akserne virker svære at læse. De fleste af disse justeringer findes også samlet under fanen, der hedder noget i retning af “Diagramdesign” eller “Formater diagram”, når diagrammet er markeret.
Hvordan vælger du den rigtige diagramtype?
Valget af diagramtype afhænger af, hvad dine tal skal vise. Skal du sammenligne størrelser mellem grupper, er et søjlediagram ofte det mest læsevenlige valg. Skal du i stedet vise en udvikling hen over dage, måneder eller år, giver et linjediagram typisk et klarere billede af tendensen.
Cirkeldiagrammer bør du gemme til situationer, hvor du vil vise fordelingen af en helhed, for eksempel markedsandele mellem nogle få aktører, da diagrammet hurtigt bliver uoverskueligt med mange kategorier.
Et praktisk eksempel: diagram over et budget
Et diagram bliver ofte mest nyttigt, når det bruges på data, du selv kender godt. Hvis du fører et budget i Excel med kategorier som husleje, mad og transport, kan et søjlediagram over de månedlige udgifter give et hurtigt overblik over, hvor pengene går.
Du kan se en uddybende gennemgang af denne type opsætning i artiklen om at holde styr på et budget i Excel eller Google Sheets, hvor de samme principper for datamarkering og opsætning går igen.
Gode råd til bedre diagrammer
- Giv altid diagrammet en tydelig, beskrivende titel, så modtageren forstår budskabet uden at skulle læse alle tallene bagved.
- Begræns antallet af kategorier eller dataserier, så diagrammet ikke bliver rodet og svært at aflæse.
- Brug ensartede farver, hvis diagrammet skal indgå i en præsentation eller rapport sammen med andre diagrammer.
- Dobbeltklik på aksernes tal, hvis de virker svære at læse, og justér skriftstørrelse eller decimaler derfra.