Et diagram i Excel er en grafisk visning af tal fra et regneark, som gør det lettere at se mønstre, sammenligninger og udvikling i data end i en almindelig tabel. Excel omsætter automatisk de markerede celler til søjler, cirkeludsnit, linjer eller andre grafiske former, alt efter hvilken diagramtype du vælger. Det gør det muligt at formidle en pointe visuelt i stedet for at overlade fortolkningen til læseren.
Forestil dig et regneark med det månedlige elforbrug for et helt år. Som tal i en kolonne er det svært at se, om forbruget stiger om vinteren, men som et linjediagram springer udviklingen straks i øjnene. Denne guide viser, hvordan du som nybegynder vælger den rette diagramtype til dine egne data og indsætter den i Excel med få klik.
Vælg den rigtige diagramtype
Excel tilbyder mange diagramtyper, men langt de fleste opgaver kan løses med tre grundlæggende typer: søjlediagram, cirkeldiagram og linjediagram.
Hver type er bedst til sin egen slags data, og valget af diagramtype bør derfor tage udgangspunkt i, hvad du vil vise frem.
Søjlediagram – til at sammenligne kategorier
Et søjlediagram bruger lodrette eller vandrette søjler til at vise størrelsen af forskellige værdier ved siden af hinanden. Det egner sig godt, når du vil sammenligne tal på tværs af kategorier, for eksempel salg fordelt på afdelinger, karakterer fordelt på fag eller udgifter fordelt på måneder.
Cirkeldiagram – til at vise andele af en helhed
Et cirkeldiagram (også kaldet lagkagediagram) deler en cirkel op i udsnit, hvor hvert udsnit repræsenterer en andel af det samlede tal.
Denne type passer bedst, når du har relativt få kategorier, og pointen er at vise, hvor stor en del hver kategori udgør af helheden – for eksempel hvordan et husholdningsbudget fordeler sig på husleje, mad og transport. Har du mange kategorier, kan et cirkeldiagram hurtigt blive svært at aflæse, og et søjlediagram er ofte et bedre valg.
Linjediagram – til at vise udvikling over tid
Et linjediagram forbinder datapunkter med en linje og er velegnet til at illustrere, hvordan en værdi udvikler sig over en periode, for eksempel temperatur hen over året eller en saldo måned for måned.
Linjediagrammer gør det også muligt at sammenligne flere forløb i samme diagram, hvis du har mere end én dataserie.
Sådan indsætter du et diagram i Excel
Når du har besluttet dig for en diagramtype, er selve indsættelsen ret enkel. Fremgangsmåden er den samme, uanset om du vælger søjle-, cirkel- eller linjediagram:
- Indtast dine data i regnearket, gerne med en overskriftsrække eller -kolonne, så Excel automatisk kan bruge dem som etiketter i diagrammet.
- Markér det celleområde, du vil vise i diagrammet, inklusive overskrifterne.
- Gå til fanen “Indsæt” i båndet øverst i Excel.
- Find gruppen “Diagrammer”, og klik på ikonet for den diagramtype, du har valgt – for eksempel søjle, cirkel eller linje.
- Vælg en af undertyperne i menuen, fx en almindelig grupperet søjle, og Excel opretter straks diagrammet ud fra dine data.
Er du i tvivl om, hvilken type der passer bedst, kan du i stedet markere dine data og bruge funktionen “Anbefalede diagrammer” under fanen Indsæt. Her foreslår Excel selv en eller flere diagramtyper ud fra, hvordan dine data er sat op.
Ryd op i data, før du laver diagrammet
Et diagram er kun så pålideligt som de tal, det bygger på. Hvis dit datasæt indeholder gentagne rækker, kan det være en god idé at fjerne dubletter i Excel først, så diagrammet ikke kommer til at overdrive bestemte værdier.
Har du i stedet et stort rådatasæt, som først skal opsummeres – fx samlet salg pr. måned eller antal ordrer pr. kunde – kan funktioner som SUMHVIS og TÆL.HVIS gøre det nemmere at trække de rigtige totaler ud, inden de sættes ind i et diagram.
Tilpas diagrammet, så det er let at læse
Når diagrammet er oprettet, klikker du på det for at få vist fanen “Diagramdesign”, hvor du kan tilpasse udseendet. Her kan du blandt andet tilføje eller ændre en diagramtitel, vise eller skjule en forklaring (legend), tilføje aksetitler og skifte mellem, om det er rækkerne eller kolonnerne i dine data, der vises som de enkelte serier. En kort, præcis titel og tydelige etiketter gør det som regel lettere for andre at forstå, hvad diagrammet viser, uden at de skal kigge på de bagvedliggende tal.
Hvis du arbejder med et større datasæt og ønsker at gruppere eller opsummere tallene på flere måder, før du visualiserer dem, kan det være en fordel først at bygge en pivottabel i Excel. En pivottabel kan hurtigt omdanne rådata til overskuelige summer og gennemsnit, som derefter er lette at sætte ind i et diagram.
Undgå de mest almindelige fejl
Nybegyndere vælger ofte en diagramtype, fordi den ser flot ud, frem for fordi den passer til dataene – for eksempel et cirkeldiagram med for mange udsnit, hvor det bliver umuligt at se forskel på de mindste stykker.
Det kan også være en fejlkilde at glemme overskrifterne, når du markerer data, så Excel ikke automatisk sætter de rigtige etiketter på akserne. Tag dig tid til at se på diagrammet efter det er oprettet, og spørg dig selv, om en person uden kendskab til de bagvedliggende tal kan forstå pointen ved første øjekast.