Send mails med forsinkelse, så de bliver leveret på at bestemt tidspunkt, og undgå at stresse dine kollegaer unødigt. Har du nogensinde ønsket, at du kunne planlægge dine e-mails til at blive sendt på et præcist klokkeslæt? Måske fordi du ville fange dine modtagere på det rigtige tidspunkt, eller måske fordi du skulle have styr på din tidsplan. Outlooks “udskyd levering”-funktion er svaret på dine udfordringer. I denne guide vil vi dykke ned i, hvordan du bruger denne smarte funktion til at sende mail med forsinkelse, og vi vil også udforske fordelene ved at udskyde afsendelse af dine mails.
Der er ingen grund til, at en mail lander på en medarbejders eller en kollegas mobiltelefon eller tablet kl. 23.00 om aftenen, eller på en friweekend, bare fordi du selv sidder og arbejder sent.
I Outlook findes der en funktion der hedder ”Udskyd levering”. Med denne funktion er det muligt at forsinke afsendelsen, til en hvilket som helst dato og klokkeslæt. Du f.eks. kan vælge at udskyde afsendelsen til kl. 8.00 næste morgen.
Funktionen har yderligere den fordel, at du kan få din mail til at stå øverst i modtagerens indbakke, når han eller hun åbner sit mailprogram næste morgen, og derved (måske) bliver læst først.
Hvis du endnu ikke har den nyeste version af Microsoft Office, kan du downloade Office 365 her
Klik og se indholdsfortegnelsen:
Hvis du bruger POP3 eller IMAP
Bemærk: Hvis du bruger en POP3 eller IMAP konto, skal din computer være tændt og Outlook stå åben, for at kunne sende mails med forsinkelse.
Hvis du bruger en Exchange mailsserver (bruges af mange firmaer) kan computeren være slukket.
I Outlook kontoindstillinger kan du se hvilken mailkonto du bruger (fanen Filer -> Kontoindstillinger)
Send mails med forsinkelse
Start med at åbne en ny mail i Outlook
- Vælg menuen Indstillinger
- Klik Udskyd levering i gruppen Flere indstillinger
- Sæt flueben i Levér ikke før og indtast dato og klokkeslæt for ønsket leveringstid hos modtageren
- Klik Luk og send mailen som normalt
Din mail bliver nu leveret i modtagerens postkasse på det ønskede tidspunkt.
Fordele ved at bruge “udskyd levering”
En af de store fordele ved at bruge udskyde afsendelse af mail i Outlook er tidsstyring. Du kan skrive dine e-mails, når det passer dig, og så sikre, at de lander i modtagerens indbakke på det mest optimale tidspunkt. Det er især nyttigt i forretningssammenhænge, hvor timing kan være afgørende for, om din mail bliver læst eller ej.
Yderligere giver funktionen dig mulighed for at arbejde mere fleksibelt. Skal du holde fri eller er du på farten, kan e-mails planlægges i forvejen, så du ikke skal bekymre dig om det senere. Det kan også være en fordel i internationale sammenhænge, hvor forskellige tidszoner kan komplicere kommunikationen.
Med “udskyd levering” kan du sende mail på et tidspunkt, der passer modtageren, uanset hvor i verden de befinder sig. Alt i alt, funktionen forbedrer din kapacitet til at sende mail, når det er mest effektivt, og det gør din e-mailkommunikation mere præcis og målrettet.
Typiske anvendelser af “udskyd levering”
Der er mange situationer, hvor det er brugbart at sende mail med forsinkelse. Forestil dig, at du skal sende en vigtig forretningsmail, men ved, at modtageren først er tilbage på kontoret om to dage. I stedet for at stole på din egen hukommelse eller sætte en påmindelse, kan du blot skrive mailen nu og planlægge den til at blive sendt, når modtageren er tilbage.
Det samme gælder for fødselsdage, jubilæer eller andre vigtige datoer, hvor en rettidig hilsen kan gøre en stor forskel. Er du freelancearbejder eller driver egen virksomhed, er forsinket afsendelse ideel til at sende fakturaer eller opfølgningsmails på det helt rigtige tidspunkt.
Giv “send mail senere” et forsøg
Nu hvor du kender til både funktioner og faldgruber ved at planlægge afsendelse af mail på et bestemt tidspunkt, hvorfor så ikke give det et forsøg? Det kan hurtigt blive en af dine foretrukne værktøjer i din digitale værktøjskasse.
Hvis du nogensinde har følt, at timingen af dine e-mails kunne forbedres, eller hvis du leder efter måder at gøre din arbejdsdag mere effektiv på, så er dette funktionen for dig.
Du vil finde, at muligheden for at sende mail på et bestemt tidspunkt kan frigive en stor del af din tid og mentale energi, som du kan bruge på andre vigtige opgaver.
Det tager kun et par minutter at sætte op, men fordelene vil være langvarige. Så næste gang du åbner Outlook for at sende en mail, prøv at udskyde leveringen og oplev fordelene ved denne smarte funktion.
Andre artikler om Outlook
Her kan du finde nogle andre artikler om Outlook, som du måske vil finde interessante:
- 25 Outlook tastaturgenveje du bør lære
- Sådan laver du autosvar i Outlook
- Sådan får man helligdage i Outlook
- Modtag din Gmail i Outlook – Sådan gør du
- Outlook mail signatur med Facebook, Twitter og Linkedin logo
Hvis du savner yderligere viden om Outlook, vil jeg anbefale dig at kigge på Microsoft Outlook Hjælpecenter. Her finder du en masse tips til Outlook.