Send mails med forsinkelse, så de bliver leveret på at bestemt tidspunkt, og undgå at stresse dine kollegaer unødigt.
Der er ingen grund til, at en mail lander på en medarbejders eller en kollegas mobiltelefon eller tablet kl. 23.00 om aftenen, eller på en friweekend, bare fordi man selv sidder og arbejder sent.
I Outlook findes der en funktion der hedder ”Udskyd levering”.
Med denne funktion er det muligt at forsinke afsendelsen, til en hvilket som helst dato og klokkeslæt. Man f.eks. kan vælge at udskyde afsendelsen til kl. 8.00 næste morgen.
Funktionen har yderligere den fordel, at mailen vil stå øverst hos modtageren, når han eller hun åbner sit mailprogram næste morgen, og derved (måske) bliver læst først.
Hvis du endnu ikke har den nyeste version af Microsoft Office, kan du downloade Office 365 her
I denne artikel kan du læse om:
Hvis du bruger POP3 eller IMAP
Bemærk: Hvis du bruger en POP3 eller IMAP konto, skal din computer være tændt og Outlook stå åben, for at kunne sende mails med forsinkelse.
Hvis du bruger en Exchange mailsserver (bruges af mange firmaer) kan computeren være slukket.
I Outlook kontoindstillinger kan du se hvilken mailkonto du bruger (fanen Filer -> Kontoindstillinger)
Send mails med forsinkelse
Start med at åbne en ny mail i Outlook
- Vælg menuen Indstillinger
- Klik Udskyd levering i gruppen Flere indstillinger
- Sæt flueben i Levér ikke før og indtast dato og klokkeslæt for ønsket leveringstid hos modtageren
- Klik Luk og send mailen som normalt
Din mail bliver nu leveret i modtagerens postkasse på det ønskede tidspunkt.
Andre artikler om Outlook
Her kan du finde nogle andre artikler om Outlook, som du måske vil finde interessante:
- 25 Outlook tastaturgenveje du bør lære
- Sådan laver du autosvar i Outlook
- Sådan får man helligdage i Outlook
- Modtag din Gmail i Outlook – Sådan gør du
- Outlook mail signatur med Facebook, Twitter og Linkedin logo
Hvis du savner yderligere viden om Outlook, vil jeg anbefale dig at kigge på Microsoft Outlook Hjælpecenter. Her finder du en masse tips til Outlook.
Udskriv artikel
Er der en lignende løsning, hvis man sidder med outlook på en Mac?
Hej Nicolai
Funktionen findes desværre ikke til Outlook for Mac.
Hilsen
Stig – Helpdesken.dk
Findes denne udskydelse af, at fremsende en mail senere… – i selve Mail programmet i en mac/Apple!?
Hej The Arndt
Apple Mail har ingen mulighed for at sende schedulerede mails. Der findes en tjeneste til Mac der hedder MailButler, som blandt andet tilbyder senere afsendelse af mails. Jeg har ikke selv prøvet MailButler, men det ser lovende ud.
Hilsen
Stig – Helpdesken.dk
Hej
Findes der også en indstilling så man kan modtage sine mails med forsinkelse?
Altså at jeg selv kan bestemme et tidsrum hvor jeg vil modtage mails (fx dagstimerne), så jeg ikke er afhængig af mine kolleger?
Tak
Mvh
Kristiane
Hej Kristiane
Sådan en funktion findes ikke i Outlook. Du kan deaktivere automatisk send/hent af mails på fanen Send/Modtag, men det løser nok ikke din udfordring.
Hilsen
Stig – Helpdesken.dk
Hej igen
Tak for hurtigt svar.
Jeg har lige et andet spørgsmål:
Hvis jeg udskyder forsendelsen af en mail, gælder det så kun for den specifikke mail eller gælder det generelt?
Altså er der en indstilling så alle mails jeg skriver uden for arbejdstid (fx om aftenen) først bliver afsendt inden for arbejdstiden (fx næste morgen)? Eller skal jeg ind og indstille forskudt afsendelse ved hver enkelt mail?
Tak
Mvh Kristiane
Du er desværre nødt til at lave indstillingen på alle mails
Hilsen
Stig – Helpdesken.dk
Kræver det ikke at post programmet står åbent?
Jeg ville gerne kunne skrive alle mails og så udskyde dem til f.eks. 07:00,
men det kræver at pc står tændt hele natten eller at man husker at tænde
om morgenen. Er der ikke en måde hvor man kan trykke send og den så
synkronisere udbakken til office 365 online exchange server som så sender
kl 07:00 uden at jeg behøver at huske at tænde pc igen
Mvh Lars
Hej Lars
Medmindre du bruger en Exchange mailkonto, skal computeren være tændt. Det burde selvfølgelig have stået i artiklen, så det er tilføjet nu.
Hilsen
Stig – Helpdesken.dk
Ok, men jeg bruger netop en exchange konto, via TDC/ Microsoft 365, og hvis jeg udskyder mail og trykker send kan jeg se at den nu ligger i udbakken og venter. Hvis jeg så lukker min PC vil den blive liggende i Udbakken og ikke blive sendt.
Er der en indstilling i exchange man skal lave for at få det til at virke
Mvh Lars
Hej Lars
Prøv at tage fat i Microsoft support. Beklager jeg ikke kan hjælpe.
Hilsen
Stig – Helpdesken.dk
Hej Stig
Har i mellemtiden fundet ud af at det var fordi jeg havde slået offline cache til på min Exchange konto
Nu virker det
Mvh Lars
Har fundet en løsning.
Hvis brug cache lageret i exchange indstillinger for mail konto er slået til virker det ikke.
Så snart jeg fjernede flueben kommer det til at virke
Mvh. Lars
Super. Tak fordi du deler løsningen 🙂
Hilsen
Stig – Helpdesken.dk
Kan man selv vælge om afsendelsestidspunktet bliver det tidspunkt mailen lægges i udbakke eller tidspunktet for den forlader udbakken?
Hej Jonna
Afsendelsestidspunktet er det tidspunkt hvor mailen bliver afsendt fra din Outlook.
Hilsen
Stig – Helpdesken.dk
Hej Stig,
Jeg har netop gjort som artiklen forskriver, men den sendte den ud med det samme 🙁
Satte min private mail CC og her fik jeg den 1 sek. efter at jeg trykkede send.
Hvorfor virker det ikke for mig? 🙁
Mvh. Mikela
Hej igen Stig,
Never mind, jeg fandt ud af det.
Fejlen var min egen.
Mvh. Mikela
Hejsa.
Jeg har gjort dette, og når jeg så vil lukke Outlook siger den at der er beskeder i min udbakke der ikke er sendt (Hvilet jo giver mening). Men jeg har lavet flere mails der først skal sendes rundt om flere måneder, så skal jeg få den meddelelse hver gang jeg lukker outlook, eller kan jeg gøre noget for ikke at få den besked på de mails det drejer sig om. Normalt vil jeg jo gerne lige vente med at lukke til alle mails er sendt (hvis nogle f.eks. tager lidt tid).
Mvh Rebekka
Hej Rebekka
Ja, det er lidt irriterende, men sådan vil den gøre indtil beskeden er sendt.
Hilsen
Stig – Helpdesken.dk
Hej Stig
Jeg har sendt mange meddelelser med udskudt levering (der først skal leveres i 2020).
Jeg går dog på barsel nu, og bliver i tvivl om hvorvidt jeg skal logge på min stationære arbejdscomputer (hvor mails’ne er sendt fra) før de kan blive sendt?
Giver det mening?
Hvis jeg blot kan logge på min mail hjemmefra min personlige computer – og sikre at de bliver sendt er det helt fint. Jeg kommer dog ikke så meget ind på min stationære arbejdscomputer.
Bedste hilsner Camilla
Hej Camilla og tillykke med de lykkelige omstændigheder.
Hvis jeres mailsystem er koblet op på en mailserver, så kører alt automatisk og du behøver ikke at gøre noget. Hvis din mail derimod kun ligger lokalt på din computer, er den nødt til at være tændt.
Det er dog ret let at teste. Prøv at planlægge en afsendelse til en kollega f.eks. i aften, og se om den går igennem når computeren er slukket.
Håber det giver mening 🙂
Hilsen
Stig – Helpdesken.dk
Det var nyttig læsning – kan man også gøre det samme med mødeindkaldelser, for jeg kan ikke finde samme funktion i kalenderen.
På forhånd tak.
Hej Anne
Godt du kunne bruge det 🙂 Jeg er ikke bekendt med at du kan bruge funktionen til mødeindkaldelser.
Hilsen
Stig – Helpdesken.dk
Almindelige mails er også det vigtigste 🙂 Tak for tilbagemelding.
Kan man ændre det sendte tidspunkt, så det stemmer overens med leveringstidspunkt. Jeg tænker på, hvis nogle nu sidder hjemme om aftenen og forbereder en mail, der skal sendes ud næste morgen kl. 8. Så kunne det være smart, at der ikke står sendt kl. 21, men kl. 8.
Hej Susanne
Ja, det vil være supersmart, men desværre tror jeg ikke, at det er en mulighed.
Hilsen
Stig – Helpdesken.dk