send mails med forsinkelse

Send mails med forsinkelse i Outlook

Teksten kan indeholde reklamelinks

Send mails med forsinkelse, så de bliver leveret på at bestemt tidspunkt, og undgå at stresse dine kollegaer unødigt. Har du nogensinde ønsket, at du kunne planlægge dine e-mails til at blive sendt på et præcist klokkeslæt? Måske fordi du ville fange dine modtagere på det rigtige tidspunkt, eller måske fordi du skulle have styr på din tidsplan. Outlooks “udskyd levering”-funktion er svaret på dine udfordringer. I denne guide vil vi dykke ned i, hvordan du bruger denne smarte funktion til at sende mail med forsinkelse, og vi vil også udforske fordelene ved at udskyde afsendelse af dine mails.

Der er ingen grund til, at en mail lander på en medarbejders eller en kollegas mobiltelefon eller tablet kl. 23.00 om aftenen, eller på en friweekend, bare fordi du selv sidder og arbejder sent.

I Outlook findes der en funktion der hedder ”Udskyd levering”. Med denne funktion er det muligt at forsinke afsendelsen, til en hvilket som helst dato og klokkeslæt. Du f.eks. kan vælge at udskyde afsendelsen til kl. 8.00 næste morgen.

Funktionen har yderligere den fordel, at du kan få din mail til at stå øverst i modtagerens indbakke, når han eller hun åbner sit mailprogram næste morgen, og derved (måske) bliver læst først.

Hvis du endnu ikke har den nyeste version af Microsoft Office, kan du downloade Office 365 her

Hvis du bruger POP3 eller IMAP

Bemærk: Hvis du bruger en POP3 eller IMAP konto, skal din computer være tændt og Outlook stå åben, for at kunne sende mails med forsinkelse.

Hvis du bruger en Exchange mailsserver (bruges af mange firmaer) kan computeren være slukket.

I Outlook kontoindstillinger kan du se hvilken mailkonto du bruger (fanen Filer -> Kontoindstillinger)

Send mails med forsinkelse

Start med at åbne en ny mail i Outlook

  • Vælg menuen Indstillinger
  • Klik Udskyd levering i gruppen Flere indstillinger
  • Sæt flueben i Levér ikke før og indtast dato og klokkeslæt for ønsket leveringstid hos modtageren
  • Klik Luk og send mailen som normalt

Din mail bliver nu leveret i modtagerens postkasse på det ønskede tidspunkt.

send mails med forsinkelse - Send Outlook mails med forsinket afsendelse ved hjælp af funktionen Udskyd levering
Send Outlook email med forsinket afsendelse ved hjælp af funktionen Udskyd levering

Fordele ved at bruge “udskyd levering”

En af de store fordele ved at bruge udskyde afsendelse af mail i Outlook er tidsstyring. Du kan skrive dine e-mails, når det passer dig, og så sikre, at de lander i modtagerens indbakke på det mest optimale tidspunkt. Det er især nyttigt i forretningssammenhænge, hvor timing kan være afgørende for, om din mail bliver læst eller ej.

Yderligere giver funktionen dig mulighed for at arbejde mere fleksibelt. Skal du holde fri eller er du på farten, kan e-mails planlægges i forvejen, så du ikke skal bekymre dig om det senere. Det kan også være en fordel i internationale sammenhænge, hvor forskellige tidszoner kan komplicere kommunikationen.

Med “udskyd levering” kan du sende mail på et tidspunkt, der passer modtageren, uanset hvor i verden de befinder sig. Alt i alt, funktionen forbedrer din kapacitet til at sende mail, når det er mest effektivt, og det gør din e-mailkommunikation mere præcis og målrettet.

Typiske anvendelser af “udskyd levering”

Der er mange situationer, hvor det er brugbart at sende mail med forsinkelse. Forestil dig, at du skal sende en vigtig forretningsmail, men ved, at modtageren først er tilbage på kontoret om to dage. I stedet for at stole på din egen hukommelse eller sætte en påmindelse, kan du blot skrive mailen nu og planlægge den til at blive sendt, når modtageren er tilbage.

Det samme gælder for fødselsdage, jubilæer eller andre vigtige datoer, hvor en rettidig hilsen kan gøre en stor forskel. Er du freelancearbejder eller driver egen virksomhed, er forsinket afsendelse ideel til at sende fakturaer eller opfølgningsmails på det helt rigtige tidspunkt.

Giv “send mail senere” et forsøg

Nu hvor du kender til både funktioner og faldgruber ved at planlægge afsendelse af mail på et bestemt tidspunkt, hvorfor så ikke give det et forsøg? Det kan hurtigt blive en af dine foretrukne værktøjer i din digitale værktøjskasse.

Hvis du nogensinde har følt, at timingen af dine e-mails kunne forbedres, eller hvis du leder efter måder at gøre din arbejdsdag mere effektiv på, så er dette funktionen for dig.

Du vil finde, at muligheden for at sende mail på et bestemt tidspunkt kan frigive en stor del af din tid og mentale energi, som du kan bruge på andre vigtige opgaver.

Det tager kun et par minutter at sætte op, men fordelene vil være langvarige. Så næste gang du åbner Outlook for at sende en mail, prøv at udskyde leveringen og oplev fordelene ved denne smarte funktion.

Andre artikler om Outlook

Her kan du finde nogle andre artikler om Outlook, som du måske vil finde interessante:

Hvis du savner yderligere viden om Outlook, vil jeg anbefale dig at kigge på Microsoft Outlook Hjælpecenter. Her finder du en masse tips til Outlook.

28 kommentarer til “Send mails med forsinkelse i Outlook”

    • Hej Nicolai

      Funktionen findes desværre ikke til Outlook for Mac.

      Hilsen
      Stig – Helpdesken.dk

  2. Findes denne udskydelse af, at fremsende en mail senere… – i selve Mail programmet i en mac/Apple!?

    • Hej The Arndt

      Apple Mail har ingen mulighed for at sende schedulerede mails. Der findes en tjeneste til Mac der hedder MailButler, som blandt andet tilbyder senere afsendelse af mails. Jeg har ikke selv prøvet MailButler, men det ser lovende ud.

      Hilsen
      Stig – Helpdesken.dk

  3. Hej

    Findes der også en indstilling så man kan modtage sine mails med forsinkelse?
    Altså at jeg selv kan bestemme et tidsrum hvor jeg vil modtage mails (fx dagstimerne), så jeg ikke er afhængig af mine kolleger?

    Tak

    Mvh
    Kristiane

    • Hej Kristiane

      Sådan en funktion findes ikke i Outlook. Du kan deaktivere automatisk send/hent af mails på fanen Send/Modtag, men det løser nok ikke din udfordring.

      Hilsen
      Stig – Helpdesken.dk

  4. Hej igen

    Tak for hurtigt svar.
    Jeg har lige et andet spørgsmål:
    Hvis jeg udskyder forsendelsen af en mail, gælder det så kun for den specifikke mail eller gælder det generelt?
    Altså er der en indstilling så alle mails jeg skriver uden for arbejdstid (fx om aftenen) først bliver afsendt inden for arbejdstiden (fx næste morgen)? Eller skal jeg ind og indstille forskudt afsendelse ved hver enkelt mail?

    Tak
    Mvh Kristiane

  5. Kræver det ikke at post programmet står åbent?
    Jeg ville gerne kunne skrive alle mails og så udskyde dem til f.eks. 07:00,
    men det kræver at pc står tændt hele natten eller at man husker at tænde
    om morgenen. Er der ikke en måde hvor man kan trykke send og den så
    synkronisere udbakken til office 365 online exchange server som så sender
    kl 07:00 uden at jeg behøver at huske at tænde pc igen

    Mvh Lars

    • Hej Lars

      Medmindre du bruger en Exchange mailkonto, skal computeren være tændt. Det burde selvfølgelig have stået i artiklen, så det er tilføjet nu.

      Hilsen
      Stig – Helpdesken.dk

      • Ok, men jeg bruger netop en exchange konto, via TDC/ Microsoft 365, og hvis jeg udskyder mail og trykker send kan jeg se at den nu ligger i udbakken og venter. Hvis jeg så lukker min PC vil den blive liggende i Udbakken og ikke blive sendt.
        Er der en indstilling i exchange man skal lave for at få det til at virke
        Mvh Lars

  6. Hej Stig
    Har i mellemtiden fundet ud af at det var fordi jeg havde slået offline cache til på min Exchange konto
    Nu virker det

    Mvh Lars

  7. Har fundet en løsning.
    Hvis brug cache lageret i exchange indstillinger for mail konto er slået til virker det ikke.
    Så snart jeg fjernede flueben kommer det til at virke

    Mvh. Lars

  8. Kan man selv vælge om afsendelsestidspunktet bliver det tidspunkt mailen lægges i udbakke eller tidspunktet for den forlader udbakken?

  9. Hej Stig,

    Jeg har netop gjort som artiklen forskriver, men den sendte den ud med det samme 🙁
    Satte min private mail CC og her fik jeg den 1 sek. efter at jeg trykkede send.
    Hvorfor virker det ikke for mig? 🙁

    Mvh. Mikela

  11. Hejsa.

    Jeg har gjort dette, og når jeg så vil lukke Outlook siger den at der er beskeder i min udbakke der ikke er sendt (Hvilet jo giver mening). Men jeg har lavet flere mails der først skal sendes rundt om flere måneder, så skal jeg få den meddelelse hver gang jeg lukker outlook, eller kan jeg gøre noget for ikke at få den besked på de mails det drejer sig om. Normalt vil jeg jo gerne lige vente med at lukke til alle mails er sendt (hvis nogle f.eks. tager lidt tid).

    Mvh Rebekka

  12. Hej Stig

    Jeg har sendt mange meddelelser med udskudt levering (der først skal leveres i 2020).
    Jeg går dog på barsel nu, og bliver i tvivl om hvorvidt jeg skal logge på min stationære arbejdscomputer (hvor mails’ne er sendt fra) før de kan blive sendt?
    Giver det mening?
    Hvis jeg blot kan logge på min mail hjemmefra min personlige computer – og sikre at de bliver sendt er det helt fint. Jeg kommer dog ikke så meget ind på min stationære arbejdscomputer.

    Bedste hilsner Camilla

    • Hej Camilla og tillykke med de lykkelige omstændigheder.

      Hvis jeres mailsystem er koblet op på en mailserver, så kører alt automatisk og du behøver ikke at gøre noget. Hvis din mail derimod kun ligger lokalt på din computer, er den nødt til at være tændt.

      Det er dog ret let at teste. Prøv at planlægge en afsendelse til en kollega f.eks. i aften, og se om den går igennem når computeren er slukket.

      Håber det giver mening 🙂

      Hilsen
      Stig – Helpdesken.dk

  13. Det var nyttig læsning – kan man også gøre det samme med mødeindkaldelser, for jeg kan ikke finde samme funktion i kalenderen.

    På forhånd tak.

  14. Kan man ændre det sendte tidspunkt, så det stemmer overens med leveringstidspunkt. Jeg tænker på, hvis nogle nu sidder hjemme om aftenen og forbereder en mail, der skal sendes ud næste morgen kl. 8. Så kunne det være smart, at der ikke står sendt kl. 21, men kl. 8.

Der er lukket for kommentarer.