Mail autosvar – Sådan skriver du et godt autosvar

Hvis du ikke har mulighed for at læse din mail i en periode, så kan et mail autosvar rede dig fra at få en sur kunde, eller måske forhindre, at du mister en kunde til konkurrenten.

Vi kender alle irritationen over at have sendt en mail til en person eller til et firma, uden nogensinde at få svar tilbage.

Et mail autosvar sender automatisk en mail retur til afsenderen med en besked om, at du ikke er til stede, eller hvad du nu vælger at skrive i autosvaret.

Nogle virksomheder har klare regler for, hvad der skal stå i et autosvar, hvilket naturligvis skal følges. Sådanne regler giver god mening, da alle kunder i firmaet, får et enslydende svar.

Autosvar bruges ofte i forbindelse med ferie, men er også relevant ved f.eks. barselsorlov, fratrædelse, sygdom og andet fravær.

Her får du nogle eksempler på tekst til autosvar, og nogle eksempler på formuleringer du skal være mere påpasselig med at bruge.

Hvad skal der stå i et mail autosvar

Du kan designe teksten i dit autosvar præcis som du vil, og det skal selvfølgelig indeholde de oplysninger, der er relevante for dine kunder og kontakter.

Indholdet kunne være:

  • Hvornår er du tilbage?
  • Hvornår kan man forvente, at du svarer?
  • Bliver mailen videresendt til andre?
  • Kan du kontaktes på andre måder, evt. på telefon?
  • Kan man kontakte andre i dit fravær?

Hvis du har internationale kontakter, skal du huske at skrive en engelsk version af autosvaret, under den danske.

Her har du mit forslag til, hvad der kan stå i et autosvar i forbindelse med sommerferie.

Tak for din henvendelse.

Jeg er på ferie i perioden xx.xx.xx til xx.xx.xx, og kan derfor først besvare din mail den xx.xx.xx.

Haster din henvendelse kan du kontakte min kollega Xxxxxxx Xxxxxxx på telefon xx xx xx xx eller på mail xxxx@xxxx.dk

Din mail bliver ikke automatisk videresendt.

Med venlig hilsen

Xxxxxxxx Xxxxxxxx

Et andet eksempel på autosvar kunne se sådan ud:

Tak for din mail.

På grund af forretningsrejse træffes jeg ikke i perioden xx.xx.xx til xx.xx.xx, og kan derfor først besvare din mail den xx.xx.xx, hvor jeg er tilbage på kontoret.

Jeg aflytter jævnligt min telefon, så du er velkommen til at indtale en besked på nummer +45 xx xx xx xx, så vil jeg ringe tilbage hurtigst muligt.

Med venlig hilsen

Xxxxxxxx Xxxxxxxx

Byg selv de oplysninger på der vil være relevante, men hold svaret kort og præcist, som i eksemplerne.

Hold dit mail autosvar kort og præcist

Gode autosvar er professionelt formuleret, og indeholder kun information der er relevant og værdiskabende for læseren.

Medmindre du arbejder i en spøg og skæmt butik, skal du passe på med at være for smart i dine bemærkninger. Selvom det er ment på den bedste måde, kan det hurtigt opfattes som om du er popsmart og irriterende.

Din kunde eller samarbejdspartner er i de fleste tilfælde ligeglad med, at du er på kærestetur i Rom, eller til fodbold i Liverpool. De vil bare vide hvornår du træffes, og hvordan de skal forholde sig.

Du kender selvfølgelig bedst selv din kundegruppe, og i nogle brancher er det sikkert fint at være lidt frisk i replikken.

Læs Bro Blog’s eksempler på autosvar, hvis du vil have mere inspiration til gode autosvar.

Annonce

Andre artikler om mail og autosvar

Jeg har tidligere skrevet artikler, om hvordan man opretter autosvar og mail signatur f.eks. i Outlook og Gmail. Dem kan du finde her:

God fornøjelse med dit mail autosvar.

Læs alle de andre guider på Helpdesken.dk her.

Annonce
Tags

Skriv en kommentar