Mail autosvar – Sådan skriver du et godt autosvar

Hvis du ikke har mulighed for at læse din mail i en periode, så kan et mail autosvar rede dig fra at få en sur kunde, eller måske forhindre, at du mister en kunde til konkurrenten.

Alle respekterer at du holder ferie, og et godt autoreply fortæller modtageren at du ikke er til stede, og hvem der evt. kan kontaktes i dit fravær.

Vi kender alle irritationen over at have sendt en mail til en person eller til et firma, uden nogensinde at få svar tilbage.

Et mail autosvar sender automatisk en mail retur til afsenderen med en besked om, at du ikke er til stede, eller hvad du nu vælger at skrive i autosvaret.

Nogle virksomheder har klare regler for, hvad der skal stå i et autosvar, hvilket naturligvis skal følges. Sådanne regler giver god mening, da alle kunder i firmaet, får et enslydende svar.

Hvornår skal du bruge et autosvar?

Autosvar bruges ofte i forbindelse med ferie, men er også relevant ved f.eks. barselsorlov, fratrædelse, sygdom og andet fravær.

Hvis dit job bevirker, at du ikke kan tjekke mails hele tiden, så kan autosvaret bruges til at sende en ”tak for din mail” besked. Dermed ved afsenderen, at du har modtaget deres mail, og at du svarer tilbage hurtigst muligt.

Autosvaret bliver dermed en del af kundeservicen, som mange virksomheder fokuserer meget på.

Her får du nogle eksempler på tekst til autosvar – du får også nogle eksempler på formuleringer, du skal være mere påpasselig med at bruge.

Hvad skal der stå i et mail autosvar

Du kan designe teksten i dit autosvar præcis som du vil, og det skal selvfølgelig indeholde de oplysninger, der er relevante for dine kunder og kontakter.

Indholdet kunne være:

  • Hvornår er du tilbage?
  • Hvornår kan man forvente, at du svarer?
  • Bliver mailen videresendt til andre?
  • Kan du kontaktes på andre måder, evt. på telefon?
  • Kan man kontakte andre i dit fravær?

Hvis du har internationale kontakter, skal du huske at skrive en engelsk “out of office” version af autosvaret, under den danske.

Her har du mit forslag til, hvad der kan stå i et autosvar i forbindelse med sommerferie eller længere fravær.

Eksempel på autosvar ved ferie, barsel, sygdom osv.

Dette eksempel kan bruges ved ferie eller ved længerevarende fravær som f.eks. barsel eller sygdom:

Tak for din henvendelse.

Jeg er på ferie i perioden xx.xx.xx til xx.xx.xx, og kan derfor først besvare din mail den xx.xx.xx.

Haster din henvendelse kan du kontakte min kollega Xxxxxxx Xxxxxxx på telefon xx xx xx xx eller på mail xxxx@xxxx.dk

Din mail bliver ikke automatisk videresendt.

Med venlig hilsen

Xxxxxxxx Xxxxxxxx

Eksempel på autosvar ved forretningsrejser, mødeaktivitet m.m.

Hvis du er optaget i arbejdsregi, er du ofte tilgængelig, men blot i begrænset omfang. I disse situationer, kan svaret se således ud:

Tak for din mail.

På grund af forretningsrejse træffes jeg ikke i perioden xx.xx.xx til xx.xx.xx, og kan derfor først besvare din mail den xx.xx.xx, hvor jeg er tilbage på kontoret.

Jeg aflytter jævnligt min telefon, så du er velkommen til at indtale en besked på nummer +45 xx xx xx xx, så vil jeg ringe tilbage hurtigst muligt.

Med venlig hilsen

Xxxxxxxx Xxxxxxxx

Eksempel på autosvar ved fratrådt medarbejder

Hvis du fratræder din stilling, skal der ligeledes laves et autosvar. Det er vigtigt at kunder og samarbejdspartnere ikke lades i stikken, men guides videre til en anden person i virksomheden.

Tak for din henvendelse.

Jeg er ikke længere ansat i virksomheden.

Du kan i stedet kontakte min kollega Xxxxxxx Xxxxxxx på telefon xx xx xx xx eller på mail xxxx@xxxx.dk

Ved spørgsmål vedr. min fratrædelse, skal du kontakte afdelingschef Xxxxxxx Xxxxxxx.

Med venlig hilsen Xxxxxxxx Xxxxxxxx

Tilpas de enkelte autoreply’s

Byg selv de oplysninger på der vil være relevante, men hold svaret kort og præcist, som i eksemplerne.

Hold dit mail autosvar kort og præcist

Gode autosvar er professionelt formuleret, og indeholder kun information der er relevant og værdiskabende for læseren.

Medmindre du arbejder i en spøg og skæmt butik, skal du passe på med at være for smart i dine bemærkninger. Selvom det er ment på den bedste måde, kan det hurtigt opfattes som om du er popsmart og irriterende.

Din kunde eller samarbejdspartner er i de fleste tilfælde ligeglad med, at du er på kærestetur i Rom, eller til fodbold i Liverpool. De vil bare vide hvornår du træffes, og hvordan de skal forholde sig.

Du kender selvfølgelig bedst selv din kundegruppe, og i nogle brancher er det sikkert fint at være lidt frisk i replikken.

Læs Bro Blog’s eksempler på autosvar, hvis du vil have mere inspiration til gode autosvar.

Husk også autosvar på din telefon, Messenger osv.

Du skal huske at få lavet autosvar på alle de kanaler, som du kan kontaktes på. Det kan være et autosvar på mobiltelefonen, din Messenger og andre steder, hvor kunderne plejer at henvende sig til dig.

Husk også at omstille din stationære telefon og eventuelt mobiltelefon til en af dine kollegaer i teamet eller til firmaets reception.

Inden du går på ferie

Hvis du gerne vil være helt sikker på, at dine forbindelse ved, at du ikke er til at træffe, så gør opmærksom på det i god tid.

I god tid inden ferien, kan du eventuelt indbygge en ekstra linje i din mailsignatur. Her kan du f.eks. skrive:

Bemærk at jeg holder ferie i perioden xx.xx.xxxx – xx.xx.xxxx.

På den måde kommer det ikke som en overraskelse, at du ikke træffes i en periode.

Facts om autoreply’s og out of office beskeder

Hvad er et mail autosvar?

Hvis du ikke er til stede og kan læse din mail, kan der automatisk sendes en mail retur til afsenderen med oplysninger om hvornår du træffes igen og andre relevante oplysninger.

Kan du lave autosvar i alle mailprogrammer?

Ja, det kan du. I alle de gænge mailprogrammer som Gmail, Hotmail osv. samt diverse webmails, kan du lave autosvar. Nogle steder kaldes autosvar for autoreply, freværsassistent, fraværsbesked, out of office og lignende. Tjek evt. programmets brugervejledning.

Hvad er et godt autosvar?

Det afhænger af hvilken virksomhed du er ansat i, og hvad årsagen er til dit fravær. Støt dig til eksemplerne herover, men hold altid svaret kort og præcist.

Autosvar ved barsel

Når du går på barsel er det altid en god idé, at give dine forbindelser besked i god tid. Ved længevarende fravær er det også vigtigt, at du giver besked om, hvem der kan kontaktes i dit fravær.

Autosvar ved sygdom

Hvis du er syg i en længere periode, skal du overveje om du vil skrive hvorfor du er væk, eller blot at du ikke er tilgængelig. Det kommer an på situationen, og din egen holdning.

Andre artikler om mail og autosvar

Jeg har tidligere skrevet artikler, om hvordan man opretter autosvar og mail signatur f.eks. i Outlook og Gmail. Dem kan du finde her:

God fornøjelse med dit mail autosvar.

Læs alle de andre guider på Helpdesken.dk her.