Outlook autosvar er en funktion i Microsoft Outlook, der automatisk sender et foruddefineret svar til indgående mails, når du ikke er tilgængelig. Du kan bruge det til at fortælle afsendere, hvor længe du er væk, og hvem de kan kontakte i mellemtiden. Beskeden sendes automatisk, så du selv slipper for at svare på hver enkelt mail.
Funktionen er nyttig, når du er på ferie, men fungerer lige så godt under kurser, møder eller andre situationer, hvor du ikke kan svare på mails med det samme. Er du fx en uge på kursus uden adgang til mail, sikrer autosvaret, at kunder og kolleger stadig får besked om, hvornår de kan forvente svar.
Understøtter din Outlook-version autosvar-funktionen?
For at bruge Outlooks autosvar skal du først tjekke, om din version af Outlook understøtter funktionen. Autosvar er typisk tilgængeligt, hvis du bruger Outlook sammen med en Exchange-konto, som ofte er standard i virksomheder, der kører Office 365 eller lignende løsninger.
Du kan tjekke, om din konto er sat op med Exchange, ved at klikke på fanen Filer i Outlook og derefter vælge Kontoindstillinger. Her kan du se kontooplysninger og kontotype.
Hvis du ikke har en Exchange-konto
Har du ikke en Exchange-konto, kan du stadig lave en lignende autosvar-funktion. Det gøres ved at anvende regler i Outlook, som lader dig automatisere svar på indgående mails ud fra bestemte kriterier.
Metoden kræver mere opsætning, men giver samme mulighed for at sende automatiske svar. Husk, at autosvar-funktionen kan variere afhængigt af din Outlook-version og mailopsætning.
Opsætning af Outlook autosvar
Næste skridt er at opsætte autosvaret. Processen er enkel og kan tilpasses dine behov.
Trin-for-trin opsætning af autosvar
- Åbn Outlook.
- Klik på fanen Filer.
- Vælg Automatiske svar.
- Vælg Send automatiske svar.
- Skriv det ønskede autosvar i tekstfeltet.
- Angiv evt. en start- og slutdato, så svaret kun sendes i den valgte periode.
- Klik på OK for at aktivere funktionen.
Tilpas autosvar til interne og eksterne modtagere
Er du en del af en organisation, kan du sende forskellige autosvar til folk indenfor og udenfor organisationen. Der er to faner med hver deres tekstfelt: én til kolleger “Indenfor min organisation” og én til kunder og forretningsforbindelser “Udenfor min organisation”. Sådan kan du tilpasse beskeden til modtageren.
Når du skriver autosvaret, kan du også formatere din mail med billeder og vælge skrifttype i Outlook, så beskeden fremstår ordentligt. Bruger du billeder i signaturen, kan det være en god idé at indstille hvordan billeder vises, så de vises korrekt hos modtageren. Har du brug for en fast skabelon til dine mails generelt, kan en Outlook e-mail skabelon spare dig tid i hverdagen.
Når autosvaret er skrevet, skal du klikke OK for at bekræfte opsætningen. Det aktiverer autosvar-funktionen i den valgte periode, hvorefter Outlook automatisk sender beskeden til indgående mails. Du kan altid ændre teksten, hvis det bliver nødvendigt.
Sådan skriver du et godt Outlook autosvar – best practice
Når autosvaret er aktiveret, er det vigtigt at formulere beskeden klart og professionelt. Et godt autosvar bør indeholde nogle bestemte elementer.
Start med en tak for mailen og en bekræftelse på, at den er modtaget. Det bekræfter, at henvendelsen er modtaget og bliver besvaret hurtigst muligt.
Fortæl dernæst, hvorfor du er væk, og hvor længe det varer. Det forklarer, hvorfor der kan gå tid, før du svarer. Skriv gerne en dato for, hvornår du er tilbage, så afsenderen ved, hvornår de kan forvente et direkte svar.
Tilføj gerne kontaktoplysninger til en kollega, der kan hjælpe i din fraværsperiode. Det sikrer, at vigtige henvendelser bliver håndteret, mens du er væk.
Afslut med en venlig hilsen og eventuelt en undskyldning for de ulemper, som fraværet måtte medføre. Det opretholder et professionelt indtryk.
Avancerede funktioner og automatisering
Udover de grundlæggende indstillinger for autosvar har Outlook en række avancerede funktioner. De gør autosvaret mere fleksibelt at arbejde med.
En af de mest nyttige funktioner er muligheden for at oprette regler for indgående mails. Du kan blandt andet håndtere indgående mails med regler, der videresender dem til en anden modtager, flytter dem til en bestemt mappe eller markerer dem med en prioritet. Disse regler sikrer, at vigtige mails bliver håndteret, selv når du ikke er til stede.
Du kan også kombinere autosvar med at planlægge forsinkede afsendelser, hvis du fx ønsker, at et svar først sendes på et bestemt tidspunkt efter din retur.
Opret regler for avanceret autosvar
For at oprette disse regler skal du vælge Regler i indstillingerne for automatiske svar. Herfra kan du definere specifikke kriterier og handlinger for indgående mails.
Overvej hvilke regler du opretter, så du undgår konflikter eller utilsigtede handlinger.
Sådan deaktiverer du Outlook autosvar
Når din fraværsperiode er slut, skal du huske at deaktivere autosvar-funktionen. Ellers fortsætter afsendere med at modtage det automatiske svar.
For at deaktivere autosvar skal du igen klikke på fanen Filer og vælge Automatiske svar. Vælg herefter Send ikke autosvar. Det stopper afsendelsen af autosvar-beskeder til indgående mails.
Du kan også sætte en bestemt slutdato under opsætningen. Så deaktiverer Outlook automatisk autosvaret på den valgte dato. Det sikrer, at autosvaret ikke forbliver aktivt ved en fejl, når du er tilbage på job.
Fordele ved korrekt brug af Outlook autosvar
Outlook autosvar er en nyttig funktion, når du vil informere afsendere om dit fravær. Ved korrekt opsætning sikrer du, at kontakter får et informativt svar, der opretholder et professionelt indtryk.
Med de avancerede funktioner kan du tilpasse autosvaret til forskellige situationer. Det gælder blandt andet muligheden for at sende forskellige svar til interne og eksterne modtagere, samt at håndtere indgående mails med regler. Husk at deaktivere autosvar-funktionen, når du vender tilbage fra fravær.
Andre artikler med tips til Microsoft Outlook
På Helpdesken.dk finder du mange andre artikler med tips til Outlook og andre Microsoft Office-programmer.
Du kan blandt andet læse om:
- Modtag Hotmail og Outlook.com i Outlook
- Sådan får man helligdage i Outlook
- Modtag din Gmail i Outlook – Sådan gør du
- Sådan laver du en Outlook e-mail skabelon
- 25 Outlook tastaturgenveje du bør lære
Køb og download den seneste version af Outlook hos e-Gear-dk