Sådan bruger du Outlook autosvar

Du kan bruge Outlook autosvar i forbindelse med ferie og andre tidspunkter, hvor du ikke kan besvare din mail.

Med Outlook autosvar kan du gøre dine kunder og forretningsforbindelser opmærksomme på, at der vil gå et stykke tid, før du kan besvare deres henvendelse.

Op til Outlook 2007 hedder funktionen “Ikke til stede-assistent” og fra version 2010 og frem hedder funktionen “Autosvar”. Funktionaliteten er den samme og anvendelsen er stort set ens.

Ikke til stede assistenten / Outlook autosvar er kun tilgængelig, hvis du bruger Outlook sammen med en Exchange konto. Hvis du ikke bruger Exchange, kan du lave en lignende autosvar funktion ved hjælp af regler i Outlook.

Hvis du endnu ikke har fået købt den seneste version af Outlook, så kan du købe og downloade Outlook, Office og en masse andre programmer hos e-Gear-dk

Jeg ved ikke om jeg har en Outlook Exchange konto

En Exchange mailserver bruges ofte i forbindelse med en virksomhedskonto. De fleste privatpersoner benytter enten en POP3 eller en IMAP konto.

Du kan se hvilken type konto du har, ved at klikke på fanen Filer. Under menupunkter Oplysninger kan du se dine kontooplysninger, og der er angivet din kontotype.

Du kan også blot se efter om Outlook autosvar funktionen er tilgængelig. Hvis den er der, så kan den bruges.

Sådan indstiller du Outlook autosvar

Det er muligt at sende forskellige svar indenfor og udenfor din organisation.

I min organisation betyder i reglen alle personer, der har en mailkonto på samme server som dig. Uden for min organisation er selvfølgelig så alle andre.

Det giver mulighed for at sende et autosvar til dine kollegaer, og et andet svar til dine kunder og forretningsforbindelser.

For at undgå at spamme andre med autosvar, skal du være opmærksom på, at dit autosvar kun sendes den første gang en person sender dig en mail. Efterfølgende vil der ikke blive sendt autosvar.

Autosvaret sendes kun en enkelt gang for at undgå, at to computere med autosvar aktiveret, ikke skal sende et autosvar til et autosvar i uendelighed.

Åbn Outlook for at indstille dit autosvar.

  • Klik på fanen Filer
  • Vælg Automatiske svar
  • Flyt markeringen til Send autosvar
  • I tekstfeltet skriver du den meddelelse, du vil sende som autosvar på dine e-mails

Hvis du mangler inspiration til at skrive et godt autosvar, så læs denne artikel – Sådan skriver du et gode autosvar

Opsæt regler til Outlook autosvar

På knappen Regler kan du opsætte nogle ekstra funktioner. Blandt andet er det muligt at videresende beskeder til en anden modtager, eller flytte e-mails til en særlig mappe.

Her gælder samme hovedregel som andre steder i Outlook – Lad være med, at gøre det mere indviklet end nødvendigt. Hvis du har mange regler, bliver funktionen let uoverskuelig og mange regler har det med at lave konflikter mellem hinanden.

Klik Ok for at lukke boksene, og autosvaret er aktiveret.

Husk at slå Outlook autosvar fra

Husk at slå autosvaret fra, når du er klar til at besvare e-mails igen. Det gør du ved at åbne Autosvar og flytte markeringen til Undlad at sende ikke til stede-autosvar.

Andre artikler med tips til Microsoft Outlook

På Helpdesken.dk kan du findes en masse andre artikler med til tips til Outlook og andre Microsoft Office programmer.

Du kan bl.a. læse om:

Køb og download den seneste version af Outlook hos e-Gear-dk