Sådan laver du en Outlook e-mail skabelon

En Outlook e-mail skabelon kan med fordel benyttes, hvis man ofte sender e-mails med den samme opsætning, og måske mere eller mindre det samme indhold.

En skabelon gemmes med det standardindhold og den opsætning, som man vælger den skal indeholde, og på grundlag af skabelonen kan man let oprette en ny e-mail.

På den måde slipper man for at skulle skrive den samme tekst hver gang.

Sådan laver du en Outlook e-mail skabelon

Her kan du se, punkt for punkt, hvordan skabelonen oprettes.

  • Start med at oprette en ny tom e-mail (brug evt. genvejstasterne Ctrl+Shift+m)
  • Udfyld emnelinjen – Du kan f.eks. skrive Nyhedsbrev
  • Klik på fanen Filer i menuen og vælg Gem som
  • I Filtype vælges Outlook-skabelon (*.oft)
  • I feltet Filnavn skriver du det navn du vil give din skabelon
  • Luk skabelonen på krydset, og svar nej til at gemme kladden
Gem Outlook skabelonen - Sådan du laver en Outlook e-mail skabelon
Gem Outlook skabelonen

I eksemplet her hedder skabelonen Nyhedsbrev.

Outlook foreslår selv at gemme e-mail skabelonen på denne placering:

C:\Users\computernavn\AppData\Roaming\Microsoft\Skabeloner

Det kan give god mening at gemme skabelonen her, da du senere nemt vil kunne finde den i skabelonbiblioteket, men du kan sagtens vælge en anden placering.

Nu er din skabelon gemt, og du mangler bare at fylde indhold i skabelonen.

Fyld indhold i din Outlook e-mail skabelon

For at åbne skabelonen igen, og begynde at skrive indholdet, skal du følge anvisningen her.

Bemærk at knapperne har forskellige navne, alt efter hvilken version af Outlook du bruger.

  • Vælg fanen Hjem (Den hedder Startside i ældre versioner af Outlook)
  • Klik på knappen Nye elementer i gruppen Ny
  • Klik på Flere elementer (Find elementer)
  • Klik på Vælg formular
  • I Rullepanelet Søg i, vælger du Brugerskabeloner i filsystemet
  • Marker din skabelon og klik på Åbn.

Du får nu vist en ny e-mail baseret på din skabelon, og du kan se, at emnefeltet er udfyldt, med den tekst du skrev tidligere.

Behold den nye e-mail åben, så du kan begynde at fylde indhold ind i skabelonen.

Start med at fylde den tekst ind som går igen i alle e-mails, og tilpas opsætningen med de korrekte skrifttyper, baggrunde, logoer osv.

Husk at sætte din e-mail signatur på, så modtagerne kan se dine kontaktoplysninger.

Sådan du laver en Outlook e-mail skabelon
Sæt standardteksten ind i Outlook skabelonen

Når opbygningen af skabelonen er færdig skal du klikke på:

  • Fanen Filer
  • Vælg Gem som
  • Igen vælges Filtypen Outlook-skabelon (*.oft)
  • Markér din skabelon i oversigten, i dette tilfælde Nyhedsbrev.oft, og klik på Gem
Sådan du laver en Outlook e-mail skabelon
Overskriv skabelonen med de nye ændringer

På den måde overskrives den gamle skabelon, med denne nyere version.

Du kan naturligvis også vælge at gemme skabelonen med at andet navn, hvis du vil bevare den oprindelige version.

Du kan åbne den nye skabelon i formularbiblioteket som beskrevet herover.

En genvejsknap giver hurtig adgang til formularer

Det kan være en kende besværligt, at finde den nye formular ved at klikke sig gennem menuerne.

Derfor kan det være en god hjælp at oprette en knap på værktøjslinjen, der giver direkte adgang til formularbiblioteket.

  • Klik på pilen i værktøjslinjen, og vælg Flere kommandoer i menuen
  • I dropdown menuen vælges Alle kommandoer
  • I rullemenuen markeres Vælg formular
  • Klik på Tilføj knappen og derefter Ok
  • Der er nu tilføjet en ny knap på værktøjslinjen, som peger på formularbiblioteket

God fornøjelse med at oprette din egen Outlook e-mail skabelon.

Flere Otulook tips

Her på Helpdesken.dk findes der en række artikler med tips og tricks til Outlook, som du måske vil læse.

Jeg kan bl.a. foreslå disse artikler:

Se alle artikler om Outlook her

15 kommentarer til “Sådan laver du en Outlook e-mail skabelon”

  1. Hvordan får jeg en Word skabelon sat ind som “fyld” i min nye Outlook skabelon? det står der ikke noget om i vejledningen.

    mvh

  2. Vi vil gerne lave en “bestillingsskabelon” i Outlook der kan åbnes let og hvor der kan indtastes oplysninger i de prædefinerede felter og man blot kan trykke send uden at gemme – det kan vi simpelthenn ikke finde ud af – vi kan lave skabelonen så den enkelt kan tilgås men vi kan ikke fylde indhold i og sende det uden at det skal gemmes først – er der en vej?

    • Hej Karin

      Det kan lade sig gøre ved at oprette formularen i Word, og derefter kopiere den over i en Outlook skabelon.

      Hilsen
      Stig – Helpdesken.dk

  3. Hej,
    jeg ønsker at oprette en skabelon i OutLook, der skal indeholde en modtager, et skema, der skal udfyldes og automatisk indsættelse af afsenders auto-signature.

    Denne template skal indsættes som et link i et Word dokument, der skal omdannes til et PDF dokument.

    Så når man klikker på linket i PDF filen, åbner min outlook skabelon sig og skemaet er klar til at udfylde og afsenders auto-signature er indsat.

    Jeg synes ikke, at jeg kan finde beskrivelse af dette nogle steder. Kan I hjælpe?
    På forhånd tak,
    Hilsen Ketty

    • Hej Ketty

      Det kan du godt lave (hvis jeg ellers har forstået det rigtigt)

      Start med at lave skabelonen. Brug evt. artiklen til at hjælpe dig. Husk at indsætte modtager mailadressen i “Til” feltet. Skabelonen skal gemmes et sted hvor den der indsender formulareren har adgang til den, f.eks. på et fællesdrev.

      Dernæst laver du dit dokument, indsætter linket til Outlook skabelonen, og gemmer dokumentet som PDF.

      Når personen der skal udfylde formularen klikker på linket i PDF filen, åbnes mailskabelonen og vedkommendes signatur indsættes automatisk (hvis personen ellers har en signatur)

      Jeg håber svaret vil hjælpe dig videre.

      Hilsen Stig – Helpdesken.dk

  4. Hej
    Jeg har er worddokument, som jeg via postmodtager vil ha over i Outlook. Jeg vil gerne automatisk ha modtager og emnefelt udfyldt, da det er det samme hver gang. Kan det lade sig gøre ?
    Pft, Steen

    • Hej Steen

      Som jeg ser det, skal det kodes med VBA i dit Word dokument. Det kan sikkert gøres ret simpelt, men jeg kender ikke umiddelbart koden.

      Jeg vil gerne kigge lidt mere på det, på et senere tidspunkt.

      Vh
      Stig – Helpdesken.dk

  5. Hej
    Jeg vil gerne have at formularknappen også automatisk peger på “brugerskabeloner i filsystemet”, eller kan jeg flytte mine skabeloner til standardformularbiblioteket?

    mvh
    Anders

  6. Hej
    Jeg har en .oft skabelon med en vedhæftet pdf. der ikke virker når man bruger adobe PRO.

    Jeg får fejlen ‘Det lykkedes ikke at udføre handlingen. Et objekt blev ikke fundet.’

    Mailen med den vedhæftede pdf bliver dog placeret i Kladder og kan hentes derfra, men det er ikke så hensigtsmæssigt.

  7. Hej.

    Jeg sidder i en situation, hvor jeg gerne vil lave en skabelon, som mine teammedlemmer skal bruge når de indkalder til forskellige møder i Outlook. Jeg har fundet ud af hvordan jeg laver skabelonen og hvordan jeg gemmer den så den er forholdsvist let tilgængelig for mig selv. Men hertil kommer mit spørgsmål:

    – Hvordan/hvor gemmer jeg en skabelon til Outlook, så den også er lettilgængelig for andre end mig?

    • Hej Rikke

      Det letteste er nok at kopiere skabelonen ud på dine kollegaers computere, og lave en knap i deres Outlook, som beskrevet i artiklen.

      Hilsen
      Stig – Helpdesken.dk

  8. Når jeg sender mail, kommer der altid to til modtageren.
    Jeg har g mail og outlook, der er forbundet.
    Mvh. Flemming

    • Hej Flemming

      Jeg har fulgt guiden, men jeg kan umiddelbart ikke genskabe problemet. Guiden var lidt rodet, så jeg har tilrettet den, så den nu er mere overskuelig.
      Prøv evt. at slette din skabelon og lav en ny, for at teste om der er nogen forskel.

      Hilsen
      Stig – Helpdesken.dk

Der er lukket for kommentarer.