Sådan laver du en Outlook e-mail skabelon

En Outlook e-mail skabelon kan med fordel benyttes, hvis man ofte sender e-mails med den samme opsætning, og måske mere eller mindre det samme indhold.

En skabelon gemmes med det standardindhold og den opsætning, som man vælger den skal indeholde, og på grundlag af skabelonen kan man let oprette en ny e-mail.

På den måde slipper man for at skulle skrive den samme tekst hver gang.

Sådan laver du en Outlook e-mail skabelon

Her kan du se, punkt for punkt, hvordan skabelonen oprettes.

  • Start med at oprette en ny tom e-mail (brug evt. genvejstasterne Ctrl+Shift+m)
  • Udfyld emnelinjen – Du kan f.eks. skrive Nyhedsbrev
  • Klik på fanen Filer i menuen og vælg Gem som
  • I Filtype vælges Outlook-skabelon (*.oft)
  • I feltet Filnavn skriver du det navn du vil give din skabelon
  • Luk skabelonen på krydset, og svar nej til at gemme kladden
Gem Outlook skabelonen - Sådan du laver en Outlook e-mail skabelon
Gem Outlook skabelonen

I eksemplet her hedder skabelonen Nyhedsbrev.

Outlook foreslår selv at gemme e-mail skabelonen på denne placering:

C:\Users\computernavn\AppData\Roaming\Microsoft\Skabeloner

Det kan give god mening at gemme skabelonen her, da du senere nemt vil kunne finde den i skabelonbiblioteket, men du kan sagtens vælge en anden placering.

Nu er din skabelon gemt, og du mangler bare at fylde indhold i skabelonen.

Fyld indhold i din Outlook e-mail skabelon

For at åbne skabelonen igen, og begynde at skrive indholdet, skal du følge anvisningen her.

Bemærk at knapperne har forskellige navne, alt efter hvilken version af Outlook du bruger.

  • Vælg fanen Hjem (Den hedder Startside i ældre versioner af Outlook)
  • Klik på knappen Nye elementer i gruppen Ny
  • Klik på Flere elementer (Find elementer)
  • Klik på Vælg formular
  • I Rullepanelet Søg i, vælger du Brugerskabeloner i filsystemet
  • Marker din skabelon og klik på Åbn.

Du får nu vist en ny e-mail baseret på din skabelon, og du kan se, at emnefeltet er udfyldt, med den tekst du skrev tidligere.

Behold den nye e-mail åben, så du kan begynde at fylde indhold ind i skabelonen.

Start med at fylde den tekst ind som går igen i alle e-mails, og tilpas opsætningen med de korrekte skrifttyper, baggrunde, logoer osv.

Husk at sætte din e-mail signatur på, så modtagerne kan se dine kontaktoplysninger.

Sådan du laver en Outlook e-mail skabelon
Sæt standardteksten ind i Outlook skabelonen

Når opbygningen af skabelonen er færdig skal du klikke på:

  • Fanen Filer
  • Vælg Gem som
  • Igen vælges Filtypen Outlook-skabelon (*.oft)
  • Markér din skabelon i oversigten, i dette tilfælde Nyhedsbrev.oft, og klik på Gem
Sådan du laver en Outlook e-mail skabelon
Overskriv skabelonen med de nye ændringer

På den måde overskrives den gamle skabelon, med denne nyere version.

Du kan naturligvis også vælge at gemme skabelonen med at andet navn, hvis du vil bevare den oprindelige version.

Du kan åbne den nye skabelon i formularbiblioteket som beskrevet herover.

En genvejsknap giver hurtig adgang til formularer

Det kan være en kende besværligt, at finde den nye formular ved at klikke sig gennem menuerne.

Derfor kan det være en god hjælp at oprette en knap på værktøjslinjen, der giver direkte adgang til formularbiblioteket.

  • Klik på pilen i værktøjslinjen, og vælg Flere kommandoer i menuen
  • I dropdown menuen vælges Alle kommandoer
  • I rullemenuen markeres Vælg formular
  • Klik på Tilføj knappen og derefter Ok
  • Der er nu tilføjet en ny knap på værktøjslinjen, som peger på formularbiblioteket

God fornøjelse med at oprette din egen Outlook e-mail skabelon.

Flere Otulook tips

Her på Helpdesken.dk findes der en række artikler med tips og tricks til Outlook, som du måske vil læse.

Jeg kan bl.a. foreslå disse artikler:

Se alle artikler om Outlook her