Flyt mail til mappe ved hjælp af Outlook regler, og undgå at det første syn der møder dig om morgenen, er en totalt uoverskuelig indbakke.
Hvis du har din daglige færd på en kontorgang, kender du uden tvivl udfordringen med en fyldt indbakke. Desværre er der en stigende tendens til at ”man lige sender en e-mail” og gerne CC og BCC til en masse kolleger.
Som hovedregel er det gavnligt, at du holder antallet af beskeder i indbakken til de absolut mest nødvendige. Det er meget let at miste overblikket, hvis indbakken er fyldt med e-mails, så sørg for at holde den så ”ren” som muligt.
Hurtigt tip – Hvis du er “en af dem” der ofte arbejder sent, så undgå at stresse dine kollegaer ved at sende mails sent om aftenen. Brug funktionen Planlagt afsendelse og sæt dine mails til afsendelse f.eks. kl. 8.00 om morgenen i stedet.
Hvis du endnu ikke har fået købt den seneste version af Outlook, så kan du købe og downloade Outlook, Office og en masse andre programmer hos e-Gear-dk
I denne artikel kan du læse om:
Flyt mails med Outlook regler
En nem måde til at holde styr på en kaotisk indbakke er, at lave automatiske Outlook regler, der flytter de knapt så vigtige mails ned i undermapper. Nyhedsmails fra firmaer og magasiner er som regel post, der kan læses på et senere tidspunkt, og vil derfor være oplagte at få flyttet ud.
Du kan eventuelt også vælge at gruppere e-mails fra bestemte personer, eller f.eks. e-mails hvor du kun er CC, eller efter helt andre kriterier – Mulighederne er mange, og alt sammen med til at gøre din hverdag en lille smule mindre stressende, og lidt mere effektiv og overskuelig.
Opret en Outlook undermappe
Start med at oprette en ny Outlook undermappe til de mails du vil flytte.
Det gør du ved at højreklikke på Indbakke i din postkasse og vælge Ny mappe. Giv mappen et sigende navn som f.eks. Nyhedsbreve
Flyt mail til mappe med Outlook regler
Find en e-mail fra den afsender, hvis beskeder du vil flytte til undermappen. Højreklik på e-mailen, og vælg Regler -> Opret regel. Du skal nu definere, efter hvilke kriterier du vil flytte din e-mail, og hvad der skal ske når e-mailen flyttes.
Fra: Flytter alle e-mails fra denne afsender
Emnelinje indeholder: Flytter alle e-mails med en bestemt tekst i emnelinjen
Sendt til: Hvis der er flere modtagere, kan du vælge kriterierne
Vis i vinduet Besked om nyt emne: Viser en dialogboks på skærmen med besked om ny e-mail
Afspil en valgt lyd: Afspiller en lyd når en e-mail, der opfylder kriterierne modtages
Flyt mail til mappe: Vælg den undermappe du vil flytte dine e-mails til
Avancerede indstillinger: Her kan du angive flere kriterier for, hvad der skal ske med din e-mail. Det er meget nemt, at gøre det enormt indviklet, så brug KISS princippet (Keep It Simple Stupid)
Du kan altid kontrollere og ændre dine regler ved, at vælge fanen Hjem -> Regler -> Administrer regler og beskeder, marker den regel du vil redigere og klik på Skift regel. (lidt forskellig afhængigt af Outlook version. Søg evt. efter “regler” i hjælp)
Autosvar i Outlook
Hvis du er væk fra din mail i længere tid, kan du oprette et autosvar i Outlook, så dine kontakter er opmærksomme på, at du ikke er til stede.
Andre artikler med tips til Microsoft Outlook
På Helpdesken.dk kan du findes en masse andre artikler med til tips til Outlook og andre Microsoft Office programmer.
Du kan bl.a. læse om:
- Modtag Hotmail og Outlook.com i Outlook
- Sådan får man helligdage i Outlook
- Modtag din Gmail i Outlook – Sådan gør du
- Sådan laver du en Outlook e-mail skabelon
- 25 Outlook tastaturgenveje du bør lære
Køb og download den seneste version af Outlook hos e-Gear-dk