Flyt mail til mappe ved hjælp Outlook regler


Flyt mail til mappe ved hjælp af Outlook regler, og undgå at det første syn der møder dig om morgenen, er en totalt uoverskuelig indbakke.

Hvis du har din daglige færd på en kontorgang, kender du uden tvivl udfordringen med en fyldt indbakke. Desværre er der en stigende tendens til at ”man lige sender en e-mail” og gerne CC og BCC til en masse kolleger.

Som hovedregel er det gavnligt, at du holder antallet af beskeder i indbakken til de absolut mest nødvendige. Det er meget let at miste overblikket, hvis indbakken er fyldt med e-mails, så sørg for at holde den så ”ren” som muligt.

Hurtigt tip – Hvis du er “en af dem” der ofte arbejder sent, så undgå at stresse dine kollegaer ved at sende mails sent om aftenen. Brug funktionen Planlagt afsendelse og sæt dine mails til afsendelse f.eks. kl. 8.00 om morgenen i stedet.

Hvis du endnu ikke har fået købt den seneste version af Outlook, så kan du købe og downloade Outlook, Office og en masse andre programmer hos e-Gear-dk

Flyt mails med Outlook regler

En nem måde til at holde styr på en kaotisk indbakke er, at lave automatiske Outlook regler, der flytter de knapt så vigtige mails ned i undermapper. Nyhedsmails fra firmaer og magasiner er som regel post, der kan læses på et senere tidspunkt, og vil derfor være oplagte at få flyttet ud.

Du kan eventuelt også vælge at gruppere e-mails fra bestemte personer, eller f.eks. e-mails hvor du kun er CC, eller efter helt andre kriterier – Mulighederne er mange, og alt sammen med til at gøre din hverdag en lille smule mindre stressende, og lidt mere effektiv og overskuelig.

Opret en Outlook undermappe

Start med at oprette en ny Outlook undermappe til de mails du vil flytte.

Det gør du ved at højreklikke på Indbakke i din postkasse og vælge Ny mappe. Giv mappen et sigende navn som f.eks. Nyhedsbreve

Outlook regler - Flyt mail til mappe

Flyt mail til mappe med Outlook regler

Find en e-mail fra den afsender, hvis beskeder du vil flytte til undermappen. Højreklik på e-mailen, og vælg Regler -> Opret regelDu skal nu definere, efter hvilke kriterier du vil flytte din e-mail, og hvad der skal ske når e-mailen flyttes.

Outlook regler - Flyt mail til mappe

 

Fra: Flytter alle e-mails fra denne afsender

Emnelinje indeholder: Flytter alle e-mails med en bestemt tekst i emnelinjen

Sendt til: Hvis der er flere modtagere, kan du vælge kriterierne

Vis i vinduet Besked om nyt emne: Viser en dialogboks på skærmen med besked om ny e-mail

Afspil en valgt lyd: Afspiller en lyd når en e-mail, der opfylder kriterierne modtages

Flyt mail til mappe: Vælg den undermappe du vil flytte dine e-mails til

Avancerede indstillinger: Her kan du angive flere kriterier for, hvad der skal ske med din e-mail. Det er meget nemt, at gøre det enormt indviklet, så brug KISS princippet (Keep It Simple Stupid)

Du kan altid kontrollere og ændre dine regler ved, at vælge fanen Hjem -> Regler -> Administrer regler og beskeder, marker den regel du vil redigere og klik på Skift regel. (lidt forskellig afhængigt af Outlook version. Søg evt. efter “regler” i hjælp)

Autosvar i Outlook

Hvis du er væk fra din mail i længere tid, kan du oprette et autosvar i Outlook, så dine kontakter er opmærksomme på, at du ikke er til stede.

Andre artikler med tips til Microsoft Outlook

På Helpdesken.dk kan du findes en masse andre artikler med til tips til Outlook og andre Microsoft Office programmer.

Du kan bl.a. læse om:

Køb og download den seneste version af Outlook hos e-Gear-dk

En kommentar til “Flyt mail til mappe ved hjælp Outlook regler”

  1. Såmænd også smart nok, såfremt, der ikke var det tåbelige loft på antal regler man kan have defineret i Outlook

Skriv en kommentar