WiseStamp laver mailsignaturer til Gmail, Hotmail og andre webmails – med navn, titel, kontaktoplysninger og logo i bunden af dine mails. Med WiseStamp designer du en professionel mailsignatur uden kodekendskab. Du vælger selv indhold og layout i et enkelt redigeringsværktøj.
En mailsignatur kan indeholde et billede af dig selv eller dit firmalogo, og du kan sætte links ind til dine sociale medier som Facebook og Twitter. Når du sender en jobansøgning eller et tilbud til en kunde, giver en professionel signatur med logo og kontaktinfo et mere professionelt indtryk. Skal du samtidig skrive din jobansøgning, kan du få hjælp til selve teksten et andet sted på siden.
Hvad kan en mailsignatur indeholde?
Din mailsignatur bør indeholde dit fulde navn og din titel, så modtageren ved, hvem du er. Derudover bør du medtage firmanavn og logo, telefonnummer og link til virksomhedens hjemmeside. Mange vælger også at tilføje et link til deres LinkedIn-profil.
Du kan supplere med et par ikoner til sociale medier, men hold dig til to eller tre. For mange ikoner gør signaturen rodet at se på. Har du en kampagne eller et tilbud kørende, kan du sætte ét banner eller én knap ind. Undgå flere konkurrerende opfordringer i samme signatur. Arbejder du i en branche som forsikring, sundhed eller jura, kan der desuden være krav om en juridisk disclaimer i signaturen.
Hold signaturen omkring 300-400 pixels bred (anbefalet bredde i de fleste mailklienter), og brug websikre skrifttyper som Arial, Helvetica eller Verdana. Ellers risikerer du, at Outlook bytter din skrift ud med Times New Roman. WiseStamp tilbyder flere færdige skabeloner til mailsignaturer, så du kan komme i gang med det samme.
Sådan opretter du en mailsignatur i Gmail med WiseStamp
Trin 1: Download WiseStamp til Gmail
Du kan hente WiseStamp som udvidelse i Chrome Webshop, eller downloade programmet direkte fra WiseStamps hjemmeside. Udvidelsen virker også i browsere som Thunderbird, og den understøtter de mest brugte webmails som Gmail, Hotmail og Outlook.com. Vi har testet WiseStamp med Google Chrome og Gmail, hvor det fungerede som forventet.
Trin 2: Opret gratis WiseStamp-konto til din mailsignatur
Først skal du oprette en gratis konto hos WiseStamp, før du kan komme i gang. WiseStamps gratis version inkluderer basisfunktioner og op til to signaturer. Har du brug for flere, skal du opgradere til en betalt udgave.
Da din mailkonto ofte er nøglen til mange af dine andre online konti, er det smart også at kigge på, hvor sikker den er. Du kan f.eks. bruge en password manager til at lave en stærk adgangskode, og slå to-faktor login til på din mailkonto.
Trin 3: Tilpas mailsignatur med logo og sociale medier
Efter kontooprettelsen indtaster du de oplysninger, der skal vises i signaturen. Skal der et billede med i signaturen, kan du uploade det direkte i redigeringsværktøjet.
Du kan vælge mellem de skabeloner, WiseStamp tilbyder, eller lave dit helt eget design fra bunden. Der er mulighed for at indsætte ikoner til sociale medier som Facebook, Twitter, Google Plus og Instagram og flere andre. Skal du bruge indhold til dine profiler, kan WiseStamp bruges sammen med værktøjer, der hjælper dig med at skrive professionelt indhold til dine sociale medier, eller specifikt til at lave dine LinkedIn-opslag.
Herudover kan du installere apps i WiseStamp, der f.eks. viser din seneste tweet, opretter en QR-kode med dine kontaktoplysninger eller viser dine nyeste blogindlæg fra WordPress. Der findes flere andre integrationsmuligheder, blandt andet RSS-feeds fra din egen hjemmeside.
Når udvidelsen er installeret, vises et ikon i Google Chrome, hvor du kan redigere din signatur, lave en ny eller søge hjælp. I Gmail vises et tilsvarende ikon, og signaturen sættes automatisk ind, når du skriver en ny mail.
Vil du også have en professionel signatur i Outlook med billede og links til sociale medier, kan du læse artiklen om Outlook signaturer.
Fordele og ulemper ved WiseStamp mailsignatur
Fordele:
- Central styring af signaturer for teams og virksomheder
- Fungerer sammen med Microsoft 365 og Google Workspace
- Indbygget statistik og mulighed for at planlægge kampagner i signaturen
- Automatisk installation i de fleste store mailprogrammer
Ulemper:
- Du skal oprette en konto, før du kan eksportere eller bruge signaturen
- De mest avancerede funktioner, som statistik og kampagneværktøjer, kræver en betalt plan
- Signaturen kan vise forkert på mobilen
WiseStamp til virksomheder og teams
WiseStamp har også en udgave til virksomheder og teams, hvor du kan styre alle medarbejderes signaturer ét sted. IT-afdelingen kan oprette signaturer, der automatisk implementeres for alle medarbejdere, uden manuel installation for den enkelte medarbejder.
Løsningen kan kobles til systemer som Microsoft Entra ID eller Google Directory, så nye medarbejdere automatisk får deres signatur, den dag de starter. Der er også rollebaseret styring, hvor f.eks. IT, marketing og salg hver får adgang til det, de har brug for. Logo og layout kan låses, så medarbejderne ikke ændrer firmaets visuelle identitet. Kampagnebannere opdateres ét sted, så ændringen træder i kraft i alle indbakker øjeblikkeligt. For større virksomheder er det en fordel, at løsningen er certificeret efter SOC 2 og ISO 27001.
Fordi din mailsignatur viser logo og kontaktoplysninger, kan svindlere også finde på at efterligne den i uægte mails – læs mere om at opdage falske mails, så du ved, hvad du skal holde øje med.
Alternativer til WiseStamp mailsignaturer
Der findes flere alternativer til mailsignaturer, afhængigt af dine behov. Exclaimer passer til virksomheder med Office 365 eller Exchange, især store organisationer. CodeTwo er en løsning, der kører lokalt på egne servere, og bruges ofte i Europa til Exchange-opsætninger. Newoldstamp er en enklere skybaseret løsning, der passer godt til mindre teams, mens Hubspot har en gratis signaturgenerator, som er mere begrænset, men til gengæld hænger sammen med Hubspots eget CRM-system.
Vis mailsignatur korrekt på mobil og desktop
Gmail, Outlook og Apple Mail viser HTML og billeder lidt forskelligt. Din mailsignatur kan derfor se anderledes ud, alt efter hvor modtageren åbner mailen. Outlook viser f.eks. ikke altid baggrundsbilleder, og GIF-billeder vises kun som det første, stillestående billede. I mørk tilstand kan farverne også blive byttet om, så et gennemsigtigt logo med lys tekst kan forsvinde på en mørk baggrund.
Undgå problemerne ved at bruge et logo som en gennemsigtig PNG-fil under 50 KB, og en almindelig, websikker skrifttype som Arial eller Verdana. Det er også smart selv at teste signaturen i Gmail, Outlook og Apple Mail, både på computer og mobil, før du bruger den. WiseStamp sikrer, at din signatur ser ens ud i de fleste mailprogrammer. Skal du desuden bruge billeder i selve signaturen eller på din hjemmeside, kan det betale sig at optimere billeder og holde filstørrelsen nede.
Relaterede guides til email og Gmail
- Hvordan opretter man en Gmail konto
- Mail autosvar – Sådan skriver du et godt autosvar
- Opret en midlertidig mail og undgå spam
- Sådan laver du Gmail autosvar
- Hvad er Phishing mails, og hvordan spotter du dem