En pivottabel er et interaktivt værktøj i Excel, der bruges til at opsummere, gruppere og analysere store mængder data uden at du selv skal skrive formler. I stedet for at læse hver eneste række i et regneark igennem, trækker du de kolonner, du er interesseret i, ind i pivottabellens felter, og Excel beregner automatisk summer, gennemsnit eller antal for dig. Navnet hentyder til, at du kan “dreje” dataene og se dem fra forskellige vinkler, uden at de oprindelige tal i regnearket bliver ændret.
Forestil dig et regneark med et års husholdningsudgifter, hvor hver linje indeholder en dato, en kategori som dagligvarer, transport eller husleje, samt et beløb.
At lægge alle udgifterne til dagligvarer sammen ved at scrolle rækkerne igennem manuelt tager tid og giver let fejl, især hvis arket rummer flere hundrede eller tusinde linjer. Med en pivottabel trækker du blot kategorien ind som række og beløbet ind som værdi, hvorefter Excel selv summerer tallene for hver kategori på et par sekunder.
Hvornår giver det mening at bruge en pivottabel?
En pivottabel bliver særligt nyttig, når et regneark har mange rækker og mindst et par kolonner, du vil gruppere eller sammenligne på tværs af. Det kan for eksempel være salgstal fordelt på sælger, produkt og måned, eller husholdningsudgifter fordelt på kategori og år.
Hvis dine data allerede er en enkelt, samlet oversigt uden gentagne rækker, tilføjer en pivottabel typisk ikke ret meget værdi. En pivottabel retter heller ikke op på rodede eller inkonsistente data, så det kan være en god idé at rydde op i datasættet først, for eksempel ved at fjerne dubletter i Excel, inden du bygger tabellen.
Sådan laver du en pivottabel i Excel trin for trin
Fremgangsmåden er stort set den samme, uanset om Excel-versionen er ny eller lidt ældre.
- Forbered dine data. Sørg for, at hver kolonne har en entydig overskrift, og at der ikke er tomme rækker eller kolonner midt i datasættet.
- Markér en celle i datasættet. Det er ikke nødvendigt at markere hele området, Excel finder selv grænserne.
- Gå til fanen Indsæt og vælg Pivottabel. I dialogboksen kan du bekræfte, hvilket dataområde der skal bruges.
- Vælg placering. Vælg mellem et nyt regneark eller en bestemt placering i det eksisterende ark, og klik OK.
- Byg din visning. I ruden “Pivottabelfelter” til højre trækker du felter ned i områderne Rækker, Kolonner, Værdier og Filtre, alt efter hvordan du vil se dine data.
Eksempel: Husholdningsudgifter i en pivottabel
Tag udgangspunkt i et regneark med kolonnerne Dato, Kategori og Beløb, hvor hver linje er én udgift gennem året. Træk feltet Kategori ned i området Rækker og feltet Beløb ned i området Værdier, og pivottabellen viser med det samme den samlede udgift for hver kategori, uden at du selv har talt en eneste linje sammen.
Vil du i stedet se udgifterne fordelt på måned, trækker du Dato ned i Kolonner eller Rækker; Excel kan gruppere datoer automatisk i måneder, kvartaler eller år ved at du højreklikker på en dato i tabellen og vælger Gruppér. På samme måde kan et salgsregneark opstilles med Sælger eller Produkt i rækkerne og omsætning i værdierne, hvis vinklen i stedet er salgstal frem for husholdningsøkonomi.
Sådan tilpasser du pivottabellen bagefter
Når grundstrukturen står, kan pivottabellen justeres på flere måder:
- Skift beregningstype. Højreklik på et tal i Værdier-området og vælg Indstillinger for værdifelt for at skifte fra Sum til for eksempel Gennemsnit, Antal, Maks eller Min.
- Vis som procent. Under Vis værdier som kan et tal vises som procent af den samlede sum i stedet for et rent kronebeløb, hvilket kan være nyttigt, hvis du vil se, hvor stor en andel af budgettet en given kategori fylder.
- Filtrer med udsnit. Indsæt et udsnit (en slicer) under fanen Analysér, hvis andre skal kunne klikke sig frem til bestemte kategorier eller perioder uden selv at røre ved pivottabelfelterne.
Hvis du bagefter vil præsentere resultaterne visuelt, kan det være oplagt at bygge videre på tallene fra pivottabellen og lave et diagram eller en graf i Excel ud fra dem.
Gode råd og faldgruber
En pivottabel opdateres ikke automatisk, når kildedataene ændres, du skal selv trykke Opdater alt under fanen Analysér (eller Data), efter du har tilføjet eller rettet rækker i det oprindelige regneark.
Hvis datasættet er relativt lille og overskueligt, kan formler som SUMHVIS og TÆL.HVIS nogle gange løse samme opgave uden at oprette en hel pivottabel.
Stammer dine data fra flere forskellige ark eller lister, kan det desuden give mening at samle dem med LOPSLAG (VLOOKUP), før du bygger pivottabellen, så alle relevante oplysninger ligger i én samlet liste.