Et kørselsregnskab er en løbende registrering af de kilometer, du kører i erhvervsmæssigt øjemed i egen bil, og som bruges som dokumentation for enten skattefri kørselsgodtgørelse fra en arbejdsgiver eller et kørselsfradrag (befordringsfradrag) på årsopgørelsen.
Regnskabet skal typisk indeholde oplysninger som dato, formål, destination og antal kørte kilometer for hver enkelt tur, så SKAT eller arbejdsgiveren kan se, at kørslen rent faktisk har fundet sted. Mange vælger at føre regnskabet i Excel, fordi et regneark kan sættes op til selv at beregne kilometer, sats og beløb ud fra nogle få indtastede tal.
Kører du for eksempel ud til et kundemøde 40 km fra kontoret og retur samme dag, skal turen noteres med dato, formål og antal kilometer, så den senere kan lægges sammen med årets øvrige kørsel.
Et hjemmelavet skema i Excel gør det muligt at samle alle ture ét sted og få den samlede kilometerafstand og det tilhørende beløb regnet automatisk ud, i stedet for at skulle lægge tallene sammen i hånden hver måned.
Kørselsgodtgørelse eller kørselsfradrag – hvad skal skemaet bruges til?
Før du går i gang, er det værd at vide, om dit kørselsregnskab skal bruges til kørselsgodtgørelse eller kørselsfradrag, for de to ting fungerer forskelligt. Kørselsgodtgørelse er en skattefri udbetaling fra en arbejdsgiver, når du bruger din egen bil til arbejdsopgaver som kundebesøg eller kørsel til en midlertidig arbejdsplads.
Kørselsfradrag, også kaldet befordringsfradrag, er derimod ikke en udbetaling, men en reduktion af den skattepligtige indkomst, som du selv angiver på årsopgørelsen, når du pendler mellem hjem og fast arbejde. Du kan ikke få begge dele for den samme kørsel, så det er en god idé allerede i opsætningen af dit skema at beslutte, hvilken af de to situationer det primært skal dække.
Hvilke oplysninger skal dit kørselsregnskab indeholde?
Uanset om regnskabet skal bruges til godtgørelse eller fradrag, er der nogle grundlæggende oplysninger, som bør stå på hver linje i dit Excel-skema:
- Dato for kørslen
- Formål med turen (fx kundemøde, projektbesøg eller kursus)
- Start- og slutadresse (eller blot “fra” og “til”)
- Kilometerstand ved start og slut, eller det samlede antal kørte kilometer
- Den anvendte sats pr. kilometer
- Det beregnede beløb (godtgørelse eller fradragsgrundlag)
Hvis skemaet bruges til erhvervsmæssig kørselsgodtgørelse, bør du desuden have kolonner til navn, adresse og køretøjets registreringsnummer, da det ofte indgår i den dokumentation, en arbejdsgiver skal kunne fremvise.
Sådan bygger du skemaet i Excel trin for trin
Trin 1: Opsæt kolonner og overskrifter
Start med en tom fane i Excel, og indsæt overskrifter i første række: Dato, Formål, Fra, Til, Km-tæller start, Km-tæller slut, Kørte km, Sats, Beløb. Det giver dig en linje pr. tur og et klart overblik, efterhånden som listen vokser.
Trin 2: Lad Excel beregne de kørte kilometer automatisk
I stedet for selv at trække kilometerstanden fra hinanden, kan du lade regnearket gøre det. Står km-tæller start i celle E2 og km-tæller slut i F2, skriver du i kolonnen “Kørte km” formlen =F2-E2. Så udregner Excel automatisk antallet af kørte kilometer for hver tur, og du undgår regnefejl.
Trin 3: Indsæt satsen og beregn beløbet
Opret en fast celle et sted i arket – fx H1 – hvor du skriver den aktuelle sats pr. kilometer. I kolonnen “Beløb” bruger du derefter en formel som =G2*$H$1 (hvor G2 er kørte km, og $H$1 er den faste satscelle). Dollartegnene låser cellehenvisningen, så du blot kan trække formlen ned gennem alle rækker, uden at satsen flytter sig.
Trin 4: Summér totalen for perioden
Nederst i arket kan du samle det hele med en simpel SUM-formel over kolonnerne “Kørte km” og “Beløb”. Skal du i stedet summere kørslen for en bestemt måned eller en bestemt kunde, kan du med fordel bruge funktionerne SUMHVIS og TÆL.HVIS i Excel, så du fx kan trække et samlet kilometertal ud for én bestemt måned eller ét bestemt formål uden at skulle filtrere hele listen manuelt.
Trin 5: Frys overskrifterne, og lav et årligt overblik
Når listen vokser til flere hundrede rækker, bliver det uoverskueligt at scrolle uden at kunne se overskrifterne. Her kan du med fordel fryse den øverste række i Excel, så kolonneoverskrifterne altid er synlige, uanset hvor langt ned i regnskabet du scroller. Vil du desuden have et visuelt overblik over, hvordan kørslen fordeler sig hen over året, kan du samle månedernes totaler i en lille oversigtstabel og lave et diagram eller en graf i Excel ud fra tallene.
Satser for kørselsgodtgørelse og befordringsfradrag i 2026
Satserne for skattefri kørselsgodtgørelse i 2026 er 3,94 kr. pr. km for de første 20.000 km om året og 2,28 kr. pr. km derudover, mens kørsel på cykel, knallert eller scooter kan godtgøres med 0,64 kr. pr. km.
Til befordringsfradrag gælder andre satser: der gives ikke fradrag for de første 24 km af den daglige transport, mens der for strækningen fra 25 til 120 km i 2026 kan fradrages 2,28 kr. pr. km, og for kørsel over 120 km 1,14 kr. pr. km.
Da satserne reguleres årligt, er det en god idé at lægge dem ind i en enkelt, samlet celle i dit Excel-ark, som du opdaterer, når SKAT udmelder nye tal, i stedet for at skrive satsen ind i hver enkelt formel.
Typiske fejl at undgå i dit kørselsregnskab
En af de hyppigste fejl er at blande privat og erhvervsmæssig kørsel sammen, så der søges godtgørelse eller fradrag for ture, der reelt ikke er arbejdsrelaterede. En anden klassisk fejl er manglende eller mangelfuld dokumentation, fx hvis formål, dato eller destination ikke er noteret for en tur.
Endelig ses der ofte afrundingsfejl i kilometertallet, når kørslen noteres efter hukommelsen i stedet for ud fra kilometerstanden før og efter turen. Får du i stedet vænnet dig til at udfylde skemaet umiddelbart efter hver tur, minimerer du risikoen for, at oplysninger glemmes eller huskes forkert.
Beskyt og gem dit kørselsregnskab
Da et kørselsregnskab kan indeholde både adresser og personlige oplysninger, kan det være relevant at sikre filen, hvis den ligger på en delt computer eller sendes videre til en arbejdsgiver eller revisor.
Det kan du gøre ved at beskytte dit Excel-ark med en adgangskode, så kun de rette personer kan åbne eller redigere i regnskabet.