En indholdsfortegnelse i Word er en oversigt over et dokuments overskrifter og deres tilhørende sidetal, som Word kan opbygge automatisk ud fra de overskriftstypografier, teksten er formateret med. Fortegnelsen placeres typisk i begyndelsen af dokumentet og fungerer som en indholdsoversigt, læseren kan navigere efter.
Fordelen ved den automatiske udgave er, at Word selv finder overskrifterne og deres sidetal, så du ikke skal skrive dem ind manuelt eller huske at rette dem, hver gang teksten flytter sig.
Hvis en rapport for eksempel har kapitlerne “Indledning”, “Metode” og “Konklusion” formateret med typografien Overskrift 1, kan Word samle dem i en fortegnelse med korrekte sidetal på få sekunder, i stedet for at du selv skal opdatere listen hver gang et afsnit rykker sig en side.
Trin 1: Formatér dine overskrifter med typografier
Før Word kan bygge en indholdsfortegnelse, skal dokumentets overskrifter være markeret med de indbyggede overskriftstypografier – ikke bare med fed eller større skrift.
- Marker den tekst, der skal fungere som en overskrift.
- Gå til fanen Hjem og vælg Overskrift 1 til hovedkapitler, Overskrift 2 til underafsnit og Overskrift 3 til mindre underpunkter.
Word genkender kun disse typografier, så en overskrift, du blot har gjort fed uden at vælge en typografi, bliver ikke medtaget i fortegnelsen.
Hvis dokumentet i øvrigt indeholder tabeller med data, kan det være en fordel at strukturere dem tydeligt, inden du sætter overskrifter på – se eventuelt guiden om at lave en tabel i Word, hvis rapporten skal indeholde oversigter eller skemaer under de enkelte overskrifter.
Trin 2: Indsæt den automatiske indholdsfortegnelse
Når overskrifterne er sat op korrekt, placerer du markøren dér i dokumentet, hvor fortegnelsen skal stå – typisk på en separat side lige efter forsiden.
Gå herefter til fanen Referencer, klik på Indholdsfortegnelse, og vælg en af de automatiske typer fra listen. Word scanner nu dokumentet for overskriftstypografier og genererer en fortegnelse med overskriftstekst og sidetal.
Vælger du i stedet en manuel indholdsfortegnelse, indsætter Word blot en skabelon med pladsholdertekst, som du selv skal udfylde og rette – denne type opdateres ikke automatisk, når dokumentet ændres.
Trin 3: Opdater indholdsfortegnelsen
En indholdsfortegnelse afspejler kun dokumentet, som det så ud, da den blev indsat eller sidst opdateret. Redigerer du tekst, tilføjer afsnit eller flytter sider, bør du derfor opdatere fortegnelsen igen.
Klik på indholdsfortegnelsen, vælg Opdater felt, og bestem om du vil Opdater kun sidetal eller Opdater hele tabellen – det sidste er nødvendigt, hvis du har ændret i selve overskriftsteksten eller tilføjet nye overskrifter.
Har du været i tvivl om en tidligere redigering og vil se, hvordan dokumentet så ud, før du ændrede overskrifterne, kan du bruge funktionen til at gendanne en tidligere version af et Word-dokument.
Sådan tilpasser du udseendet
Standardudseendet på en automatisk indholdsfortegnelse kan justeres, så det passer til dokumentets øvrige layout.
Gå til Referencer > Indholdsfortegnelse > Brugerdefineret indholdsfortegnelse for at åbne dialogboksen med indstillinger.
Her kan du blandt andet vælge et andet format, ændre hvor mange overskriftsniveauer der skal vises, og tilpasse punktummerne (tab-lederne) mellem overskrift og sidetal.
Du kan også redigere selve stilene for de enkelte niveauer (TOC 1, TOC 2 osv.), hvis du vil ændre skrifttype, størrelse eller farve på fortegnelsens tekst.
Hvad gør du, hvis en overskrift ikke vises?
Mangler en overskrift i fortegnelsen, er den mest almindelige årsag, at teksten ikke er formateret med en overskriftstypografi, men blot gjort fed eller større manuelt. Marker teksten, tildel den korrekte typografi under Hjem > Typografier, og opdater derefter fortegnelsen, så den nye overskrift kommer med.
Når det færdige dokument er struktureret med overskrifter og fortegnelse, kan det også være relevant at holde styr på tekstmængden i de enkelte afsnit – det kan du gøre med guiden om at tælle ord i et Word-dokument.